Práctica 1 – Negocio y TI caminando a un solo paso

Para esta práctica debemos realizar tres actividades sobre el artículo “Dirigir las Tecnologías de la Información de una gran organización pública: quién y cómo. Entre la tradición y la innovación” de Jesús Gómez Ruedas:

1. Realizar el resumen del artículo

El crecimiento de las empresas / organizaciones también ha afectado a sus necesidades de empleo de las TI pero muchas de ellas no han sabido gestionarlas ni gobernarlas entendiendo que las éstas forman parte de cada proceso, el valor que pueden aportar a la empresa y de su importancia. Esto ha sido la consecuencia de que muchos directivos vean los departamentos TI (si es que los tienen) como: consumidores de altas inversiones, distanciados del resto de la organización, que no despiertan confianza, cuyo valor aportado al negocio genera incertidumbre…

Es por esto que han surgido marcos de referencia que definan las buenas prácticas en cuanto a gestión y gobernanza TI y así cambiar el modo de entenderlas; no como “servicios comunes” a la empresa, solo interpretando las TI como productos tecnológicos, sino en el valor que aportan en cómo hacen crecer a los procesos de negocio.

En el artículo hace una revisión a las distintas órdenes y leyes que han afectado a los ministerios y de cómo han ido mejorando a lo largo del tiempo aunque siempre dejando un poco olvidado a su departamento, el de Defensa, debido a que estas normas que vienen detalladas estan centradas en los requisitos de las interacciones de procedimientos y tramitaciones administrativas relacionadas con los ciudadanos y en las soluciones tecnológicas pero no su visión estratégica y su valor, que sería una visión mas general y podría servir para cualquier tipo de problema.

Lo mismo se puede aplicar a las grandes empresas y por ello, citando el artículo, “necesitan unos modelos especializados de gobierno y gestión basados en los conocimientos y experiencias de profesionales de todo el mundo que moldean los marcos de referencia normalizados” que les acerque más a integrar las TI en todos sus procesos desde la fase de diseño haciéndolas un elemento indispensable.

En estos marcos de referencia también se detallan los roles implicados en los procesos de Gestión y Gobierno, prácticamente todos coinciden en los siguientes roles: Clientes, Usuarios, Proveedor de Servicios de TI y Cuerpo de Gobierno de TI; que interactúan entre si de la siguiente forma:

Las unidades de negocio clientes gestionan los procesos y para mejorar su desempeño integran las TI. Estos servicios TI deben solicitarse al cuerpo de gobierno TI que deberá analizar y valorar las necesidades y prioridades en función de las estrategias de negocio de la organización en su conjunto. Las necesidades de los clientes se transforman en requerimientos y el proveedor de servicios TI será el encargado en constituir un equipo de proyecto con el objetivo de poner el servicio en producción para que lo utilice el cliente.

2. Cuales son los marcos de referencia referente a la Gobernanza de las TI y la definición de Gobierno TI de cada uno de ellos.

COBIT

El gobierno asegura que se evalúan las necesidades, condiciones y opciones de las partes interesadas para determinar que se alcanzan las metas corporativas equilibradas y acordadas; estableciendo la dirección a través de la priorización y la toma de decisiones; y midiendo el rendimiento y el cumplimiento respecto a la dirección y metas acordadas.

La gestión planifica, construye, ejecuta y controla actividades alineadas con la dirección establecida por el cuerpo de gobierno para alcanzar las metas empresariales.

ISO/IEC 38500

Gobernanza corporativa de las TI: aquel sistema por el cual se dirige y controla el uso, actual y futuro, de las TI.

Gestión: describe el sistema de controles y los procesos, necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos establecidos por el órgano y gobierno de la organización; la gestión está sujeta a la dirección marcada por la política y seguimiento establecidos por medio de la gobernanza corporativa.

3. Reflexiona sobre el párrafo

Dirigir y aplicar las TI a los procesos de negocio requiere, fundamentalmente, disponer de personas responsables y, consecuentemente, capacitadas para asumir su responsabilidad. Si las personas fallan, no habrá tecnología ni metodología capaz de aportar valor a los procesos de negocio. Y es que las organizaciones evolucionan cuando lo hacen las personas; incluso en las corporaciones más estables y tradicionales, el inmovilismo y la resistencia a cualquier cambio constituyen un serio riesgo de falta de eficiencia y de credibilidad. La necesaria mejora y transformación se articula cuando las personas encuentran nuevos usos para la tecnología. Es, precisamente, de las oportunidades de mejora que genera para las organizaciones de donde nace el valor estratégico de la tecnología.

Tras un artículo más centrado en lo que aportan las TI a la empresa hace una última reflexión sobre la importancia de las personas, ya que sin éstas las TI no tienen sentido. Como ha comentado enteriormente, hay varios roles implicados en el proceso de la gobernanza y la gestión. En cuanto a la gobernanza: serán los que analicen, valoren y prioricen en función de las necesidades de los clientes; y la gestión: se encarga de poner el servicio en producción, mantenerlo y mejorarlo. Y es por esto último que dice “las organizaciones evolucionan cuando lo hacen las personas” porque los expertos en TI son los que saben sobre tecnología y de que pueden aportar a los procesos de negocio con el mayor valor y eficiencia posibles, pero para lograr esos objetivos deben ser personas cualificadas y responsables.

Sesión 2 – Introducción a Gestión y Gobierno

Clase de Prácticas:

Lo primero que se comentó en esta clase fue el problema del intrusismo por parte de empresarios a los que les gusta la tecnología en el campo de la gestión y gobernanza de las TI. Y se destacó la importancia de hacer entender a todos los miembros de la empresa lo que puede aportar un profesional en TI.

Por otra parte se habló de los criterios sobre los que seremos evaluados, destacando un apartado: el VÍDEO. Esta actividad consistirá en grabar una presentación oral sobre un apartado de la asignatura. El motivo es la importancia tanto de la comunicación verbal como no verbal dentro de la GGTI porque deberemos hacer presentaciones donde defendamos las decisiones tomadas, las tecnologías a utilizar… etc.

Esta actividad suscitó un debate porque hay gente que no quiere ser grabada. El profesor hizo hincapié en la importancia que tiene que nos veamos haciendo una presentación para poder corregir nuestros fallos, y que además revisaríamos el vídeo en clase para que todos nuestros compañeros nos den consejos para mejorar en este aspecto.

Una vez aceptado este punto que fue el más polémico, la evaluación se acordó como sigue:

  • 10% asistencia tanto a teoría como a prácticas.
  • 10% la grabación de una presentación sobre un módulo de la asignatura.
  • 80% portafolio
    • 50% informe de auto-evaluación
    • 50% informe del profesor

Podemos ver como el grueso de la asignatura recae sobre la calificación del portafolio y que ésta calificación dependerá de manera equitativa de nuestra auto-evaluación y de la del profesor. El cálculo del 50% correspondiente a la auto-evaluación consistirá en un informe-reflexión (2-3 páginas) sobre la nota que creemos merecer, donde deberemos tener en cuenta:

  • Participación
  • Aportación
  • Conocimientos adquiridos
  • Aplicación de los conocimientos del curso

A final de curso se hará la media de la nota reflejada en el informe del profesor y el alumno, que no debería diferir demasiado, en caso de que alguna de las partes no esté conforme con la valoración de la otra se realizará una entrevista para llegar a un consenso.

Por último se mostraron algunos de los portafolios en el proyector para comprobar si el formato y contenido eran los adecuados y definir el camino a seguir. Además se debatió sobre las conclusiones de la actividad multimedia (vídeo) de la semana anterior.

Clase de Teoría:

Para introducir el concepto de gestión y gobierno de las TI empezamos hablando de empresas multinacionales como Google, Facebook y Microsoft, analizando como han ido cambiando sus estrategias a lo largo de los años. Por ejemplo Google ha roto muchas de sus promesas como no añadir banners de publicidad en sus búsquedas, no cobrar por aparecer en Google Product Search (ahora Google Shopping)… como dicen en el artículo del link anterior “The simple answer to the “why?” is that times change“. Lo mismo se podría aplicar a Microsoft en cuanto a la interfaz de sus sistemas operativos, en concreto en la nueva interfaz metro de Windows 8 que les ha permitido utilizar la misma interfaz tanto para móvil, tablet y PC.

¿Dónde pretendemos llegar con todo esto? a que las empresas deben adaptar su tecnología a las necesidades que haya en la empresa en cada momento ya que las tecnologías se compran por los servicios que ofrecen, buscando siempre la mayor calidad del servicio. En este caso se puso como ejemplo una persona que llega a su puesto de trabajo y lo único que quiere es ponerse a trabajar; la tecnología debe facilitarle el trabajo y por tanto son muy importantes parámetros como el tiempo de arranque de la máquina.

Después de esta introducción pasamos a estudiar 3 definiciones de TI desde la menos precisa a la mas precisa:

Se conoce como tecnología de información (TI) a la utilización de tecnología -específicamente computadoras y ordenadores electrónicos- para el manejo y procesamiento de información -específicamente la captura, transformación, almacenamiento, protección, y recuperación de datos e información. [degerencia.com]

  • En este caso se define TI únicamente como herramientas que nos ayudan a realizar nuestro trabajo.

Recursos, procedimientos y técnicas usadas en el procesamiento, almacenamiento y transmisión de información. [lacapitalmdb.com]

  • En esta definición se hace referencia a otros aspectos como procedimientos y técnicas.

El estudio, diseño, desarrollo, implementación, soporte y administración de los sistemas de información basados en computadoras, particularmente aplicaciones de software y hardware de computadoras. [TechAmerica]

  • Esta sería la mejor definición ya que engloba todos los conceptos referentes a las TI, todo su ciclo de vida, desde su estudio hasta su administración/mantenimiento etc.

Después de las definiciones hablamos de las TI en distintos ámbitos como los distintos tipos de empresas, la docencia o la medicina y tras una actividad reflexionando sobre como han afectado las TI a cada ámbito llegamos a la conclusión de que las TI han cambiado la sociedad dando como resultado una sociedad tecnológica en la que las TI tienen una gran importancia ya que han transformado los procesos de nuestro día a día. Y debido a la unión de la Sociedad + Tecnología, aspectos aplicados a la sociedad como: gobierno, gestión de riesgos, gestión de seguridad… también deben aplicarse a las TI.

Por último en esta sesión de teoría hablamos del Gobierno y la Gestión TI. Para introducir el término ‘Gobierno‘ intentamos ver el siguiente vídeo: “Importancia del Gobierno de las TI para la CRUE” pero como no se pudo visualizar en clase lo vimos en casa.

En este vídeo se habla de cambiar la forma de implantar las TI, el ponente se queja de su verticalidad, ya que cada software/modulo/funcionalidad… se centra en resolver un único problema y no se estudia la estrategia del negocio en todo su conjunto. Un ejemplo aplicado a nuestra universidad es el campus virtual y las aplicaciones de la EPS: muchas de las funcionalidades que ofrece una plataforma también las tiene la otra; en vez de duplicar estos servicios deberían estar centralizados.

Gobernanza: Arte o manera de gobernar que se propone como objetivo el logro de un desarrollo económico, social e institucional duradero, promoviendo un sano equilibrio entre el Estado, la sociedad civil y el mercado de la economía.

Por otra parte en cuanto a la Gestión se hizo referencia al cambio de visión que deben realizar los administradores TI, ya que haciendo referencia a las 3 definiciones que vimos al principio, éstos aún entienden las TI únicamente como las herramientas (primera definición) y deben pasar a pensar en servicios (tercera definición).

Para finalizar se nombraron las diferentes normativas que veríamos durante la asignatura, en concreto:

  • Gobierno TI: ISO 38500 COBIT
  • Gestión de Servicios TI: COBIT e ITIL

Conclusión: En cuanto a la clase práctica entiendo la importancia de grabar nuestra presentación y todo lo que nos va a aportar, pero sé que va a ser una actividad que me costará realizar y tendré que prepararme muy bien ya que las presentaciones orales no son mi fuerte, espero que mis compañeros no sean muy crueles… =). Sobre los criterios de evaluación me ha sorprendido que el profesor nos pregunte si estamos de acuerdo con los criterios sobre los que se nos va a evaluar ya que normalmente en este asunto los alumnos no solemos tener voto. Además, haciendo referencia a la definición de portafolio que realicé la semana pasada, la revisión del formato y contenido de algunos de los trabajos nos ha ayudado a comprender lo que el profesor espera ver reflejado en estos documentos y a confirmar o corregir lo realizado.

En la clase de teoría hemos empezado a ver realmente los contenidos que se van a desarrollar durante la asignatura; en esta sesión de introducción y sobre todo motivación, ya que se ha destacado la importancia de las TI en las organizaciones y su presencia en todos los ámbitos de la sociedad; Pero esto también implica una gran responsabilidad y por eso la importancia de estudiar las buenas prácticas y de realizar estudios exhaustivos de los requerimientos de la empresa y tener muy en cuenta la tolerancia a fallos, las auditorias y la monitorización para tener siempre presente la alineación con la estrategia del negocio y la presencia de las TI en todos los departamentos y procesos de la empresa.