Sesión 11 – Presentacion de Proyectos + ITIL v3

Clase de Prácticas:

Iniciamos la clase con una reflexión por parte del profesor al comentar su experiencia con alumnos que han hecho proyectos de fin de carrera con él como tutor: “No hay calidad de experiencia: los informáticos programamos para nosotros.”. Nadie realiza gestión y gobierno correctamente, no piensan en un programa que se vaya a vender.

Como ejemplo de ello nos ha comentado el proyecto de unos alumnos de multimedia que a pesar de ser una idea genial no tienen un buen plan de negocio: una app de relevancia de tweets, les da un ranking en función de la calidad del emisor que calcula según los seguidores que tenga el usuario, quien retweetea, cantidad de retweets, favoritos… (Asignatura gestión inteligente de contenidos). El problema que intentan resolver es que ahora los widgets de twitter muestran una busqueda por los hashtags, usuarios a los que va dirigido… entonces en las búsquedas pueden aparecer tweets que no son relevantes.

“Pensar en las necesidades que hay que cubrir y programar para ello, no para nosotros.”

Tras esperar el cuarto de hora de rigor para que lleguemos todos a clase hemos empezado con la presentación de los proyectos. En primer lugar he presentado mi propuesta de proyecto sobre la mejora de la planificación de las asignaturas, y tanto el profesor como mis compañeros lo han criticado y aportado nuevas ideas, todas ellas han contribuido a reducir los riesgos planteados:

  • Obtener la información de actividades a partir de la ficha de la asignatura para que el profesor no tenga que repetir la inserción de esta información. – Esto reduciría los riesgos a la hora de que los profesores no lo utilicen debido a la carga de trabajo.

  • Implicar a la unidad organizativa de la universidad para que promueva el uso de la herramienta y se convierta en un trámite necesario para establecer fechas de entrega. – Evitar riesgos de una nueva funcionalidad del CV sin utilizar

  • Tener en cuenta el riesgo de carreras como las de letras en las que los profesores no están tan acostumbradas a utilizar las herramientas del campus.

  • Limitar el tiempo de publicación de estas tareas para que un profesor no bloquee todo el timpo y no permita a otros profesores publicar sus tareas (aunque si se respetase su límite de horas de trabajo en casa para la asignatura eso no debería ocurrir)

  • Profesores que van improvisando, les limita al tener que pasar por este trámite y les quita flexibilidad. (Pero en clase cuando se les ocurra la tarea podría entrar con los alumnos y con ellos fijar la fecha de entrega según vea la carga de trabajo de otras asignaturas)

En cuanto a otros proyectos:

  • Carlos propone una plataforma de gestión de contenidos adicionales de las asignaturas para que los alumnos puedan ampliar su formación. Con ello conseguir que los alumnos estén más motivados y aprender por si mismos a parte de lo que aprenden en clase. – El profesor critica su plataforma diciendo que no soluciona los problemas que él plantea porque los alumnos no tienen tiempo, y que ya existe el RUA que se aproxima a lo que él plantea y es mas visitado por otras universidades que por la nuestra.

  • Patri: Faltas de profesores, notificación en una app del móvil. El profesor debe clasificar los anuncios como falta de asistencia para que también se envíe una notificación a la subdirección informando sobre su falta. Patri argumenta que hay profesores que no pondrán esa información, y solo lo clasificaran como aviso. Por ello se necesita un responsable de curso que también notifique esta falta y así se asegure que llega a subdirección.

  • Jorge: Calidad de los docentes en cuanto a su capacidad de enseñar. Cada fin de cuatrimestre rellenar un formulario que sea igual que las encuestas que pasan en papel durante el cuatrimestre. – Crítica: la normativa es que sea in situ, para asegurarse de que los alumnos las rellenan, porque no se realizarían si fuese en el campus virtual. Es una propuesta que ya se ha intentado realizar y no dió buenos resultados.

  • Los proyectos restantes se han centrado en el problema de la calidad docente, otros proponen una plataforma en la que se puedan abordar más temas, no solo los de la encuesta. – El profesor critica la difícil implantación del plan bolonia, la teoría es buena, valorar más el camino recorrido que la meta, pero a ellos tampoco se les ha enseñado que es el plan bolonia, se les dijo “ahí tenéis la normativa” y es un tocho infumable.

La clase finaliza criticando el plan bolonia, “se hace una norma pensando en todo el bien que va a producir en el mundo pero su implantación ha tenido ciertas carencias”:

  • Necesidad de cursos de formación para los profesores – Reciclaje (ya hay cursos pero siempre son los mismos los que van)

  • Se debería haber hablado con los alumnos y preguntarles si estaban de acuerdo con esa filosofía

Y por último se comenta el problema del coste de los créditos de segunda y tercera matriculación y de que la educación debe ser accesible por todos, aunque también filtrar para que no haya gente que esté en la universidad eternamente.

Clase de Teoría:

Para comenzar la clase hemos visto el vídeo presentación del portal de Datos abiertos de la UA en el que además de presentar esta iniciativa de gobierno abierto (open data), la cual se centra en la importancia de la transparencia de los datos (normativa de acceso a los datos de la administración pública) y su reutilización a través de los infomediarios, también se presentan los planes estratégicos que se están siguiendo (gestión) donde podemos ver como la gestión está impulsada por la gobernanza, la cual esta concienciada de la importancia de las TI. Una de las barreras de la que hemos ido hablando a lo largo de este curso, en este caso es inexistente.

Plan estratégico:

  • Smart University: uso intensivo de la TI para mejorar la calidad de vida de la comunidad universitaria.
  • Servicios Digitales
    • eAdministración: Administración electronica, servicio al ciudadano.
    • UA|Cloud: reingeniería del campus virtual, primera nube privada de una universidad española, dar soporte a nubes propietarias como Google, Microsoft, etc. (Independencia de un sistema propietario que marque las líneas estrategias)
  • TI para la Docencia
    • Educación digital del futuro: portal de contenidos (similar a la propuesta de Carlos). Globalización y acceso a la información desde cualquier parte del mundo.
    • (En este punto vendrían recogidas todas nuestras propuestas en la clase de prácticas)
  • Nueva web de la UA
  • Universidad abierta: transparencia, participación, responsabilidad.
    • Gobierno TI: las TI son estratégicas, la gestión de los proyectos de la TI debe estar alineada con la estrategia global de la universidad, cartera de proyectos estratégicos.
    • Open Data

Además de buscar este alineamiento con la estrategia de la universidad, se han tenido en cuenta políticas nacionales: red.es (entidad pública que trabaja para que la sociedad española aproveche al máximo el potencial de Internet y las nuevas tecnologías) y CRUE-TIC (La Comisión sectorial de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Conferencia de Rectores de Universidades Españolas).

En esta presentación sobre el plan estratégico que finaliza en el minuto 15 del vídeo, podemos ver como el CIO ha sabido hacer llegar la información a la sociedad, explicándolo claramente para todo tipo de niveles con un lenguaje no excesivamente técnico.

La segunda parte del vídeo trata de la presentación del portal de datos abiertos de la UA, donde se destaca otra vez la transparencia y la importancia de la reutilización de los datos dando lugar a oportunidades de negocio donde es muy importante el papel de los infomediarios, que serán los encargados de aplicar valor a estos datos y producir aplicaciones que sean útiles para la sociedad.

También se hace mención de la LOPD en cuanto a los datos que puedan publicar o no, con esto quiero remarcar la importancia de las normativas a cumplir y de criterios a seguir (como antes con red.es y CRUE-TIC).

Por último nos invitan a participar en el concurso de ideas a mediados de mayo cuyo objetivo es obtener feedback por parte de los informediarios y ver que datos son de interés y si se pueden publicar y además en septiembre un concurso de aplicaciones.

Y como reflexión final:

“Una estrategia tecnológica es una estrategia de toda la universidad y en la misma dirección estratégica dentro de cada una de las competencias que tienen en los centros o en los servicios de la propia universidad. El no estar alineados en una única estrategia nos puede llevar a ineficiencia de recursos y no utilización de los pocos que tenemos para una cobertura única.”

Vemos otro de los temas que hemos hablado durante la presentación de proyectos de prácticas, el riesgo de la no utilización de los proyectos y con ello un malgasto de recursos.

Otro tema que hemos abordado en la clase de teoría es ITIL v3 (Information Technology Infrastructure Library) que trata sobre la gestión de la TI. Para ello hemos comenzado distinguiendo la gobernanza (la mayor parte de lo que hemos visto durante el curso ej. COBIT (aunque tenía también algo de gestíón)) de la gestión:

Implementar políticas, ofrecer los servicios correspondientes, asegurar el cumplimiento de las normas establecidas, prestar apoyo, recoger reclamaciones y propuestas, etcétera

Uno de los conceptos más importantes de ITIL es el “Ciclo de Vida de los Servicios” donde se busca una mejora continua de los servicios que se implementen siempre alineados con la estrategia de negocio:

  • Estrategia del servicio: atender las necesidades del mercado, priorizar objetivos y oportunidades (para ello deberemos conocer el mercado y la competencia), proponer servicios diferenciados, gestionar los recursos necesarios… Esto es lo que nos diferenciará de la competencia y hará que los clientes nos escojan a nosotros (en este punto se toca un poco el gobierno para definir la alineación)

    • Activos del servicio: Recursos, capacidades, personal TI

    • Para obtener estos servicios será necesaria la contratación de proveedores, debemos estudiar que tipo se ajusta mas a nuestras necesidades:

      • Proveedor de Servicios Interno: Servicios esenciales para el posicionamiento estratégico.

        • Mayor control y personalización, comunicación directa

        • Mientras que por contra pueden estar peor optimizados, resta flexibilidad a la organización y costes y riesgos siempre internos.

      • Proveedor de Servicios Compartido: Servicios a diferentes unidades de negocio.

        • Compartir costes y riesgos entre diferentes unidades, mayor opción de crecimiento, estandarización.

        • Asumir actividades que no aportan ventajas competitivas, conflictos entre unidades de negocio.

      • Proveedor de Servicios Externo: Ofrecen servicios a clientes que pueden ser competidores entre si.

        • Mayor flexibilidad y oferta, se minimizan los riesgos, procedimientos estandarizados.

        • Personalización costosa, caer cautivo de un proveedor externo.

Hemos hablado de algunos de estos tipos, por ejemplo en el externo hemos comentado el caso de crear una web con una intranet que haga la función de la gestión de la contabilidad. El proveedor ofrece crear la plataforma con un framework hecho por ellos mismos. ¿Qué ocurre si queremos migrar? Puede que este proveedor no nos permita migrar el sitio porque ese código es privado, entonces para ganar una mayor flexibilidad lo mejor habría sido utilizar algún framework open source que nos permitiría desplegarlo en cualquier servidor y no ligarnos a un proveedor en concreto.

Sin embargo como se ha comentado, cuando se necesita una gran personalización de los servicios es cuando a la empresa le convendría tener un departamento TI con un equipo de programadores que se dediquen a realizar aplicaciones a medida del trabajo realizado en la organización.

Otro concepto importante es la cadena de valor:

Se conoce como cadena de valor a un concepto teórico que describe el modo en que se desarrollan las acciones y actividades de una empresa. En base a la definición de cadena, es posible hallar en ella diferentes eslabones que intervienen en un proceso económico: se inicia con la materia prima y llega hasta la distribución del producto terminado.

[ definicion.de ]

Lo podemos ver en el ejemplo de Open Data: se abren los datos para los infomediarios, estos crearán aplicaciones que le proporcionarán valor y la ciudadanía será la consumidora.

Conclusión: Podemos ver como todo lo estudiado hasta ahora se ha implantado en la universidad de alicante, además es un claro ejemplo de lo que las TI pueden aportar a la estrategia del negocio y de que el CIO es una persona muy importante en este plan estratégico. Sobre la estrategia de servicio también se ha hablado en la presentación viendo como han querido hacer su propia nube privada y no depender de terceros.

Práctica 6 – Propuesta de proyecto

En la última se planteó como trabajo que propongamos un proyecto TI que permita abordar alguna problemática concreta relacionada con aquellos aspectos de la universidad con los que estemos en desacuerdo, que creamos que no están siendo bien resueltos o consideremos que se puedan mejorar.

Para definir el problema he preguntado a compañeros de otras especialidades para ver que problemas encontraban, en cuanto a Sistemas de Información (Rama 4):

  • Creación de grupos por los alumnos: Ya que me dijeron que esta funcionalidad del campus es bastante interesante (yo nunca la he utilizado) pero solo el profesor puede crearlos.
  • Descarga de moodle y campus juntos (o al menos añadir notificaciones de moodle): Se quejan de lo engorroso que es tener que entrar a cada asignatura que funcione por moodle para poder ver si hay nuevos materiales. O que el profesor tenga que publicar anuncios sobre la subida de materiales. Por eso piden que se unifique la subida de materiales o se pongan avisos como cuando se sube un material al campus.
  • Publicación de notas centralizadaHay asignaturas que se publican en la web del DLSI, otras por Moodle, otras en el Campus en Controles, otras en Pruebas Objetivas… Al igual que en el punto anterior se pide la centralización de estas publicaciones. Además sería interesante que la App móvil produjese un aviso tipo Line, WhatsApp… que dejase una notificación en la barra de tareas.
  • API pública del campus: Otros alumnos se han quejado de que no hay un API pública para crear Apps móviles para el campus virtual. Además de poder colaborar con la mejora del campus.

Tras estudiar estas ideas también recordé el día que se propuso en clase algún sistema para avisar de la falta de algún profesor. Así que como ahora el sistema de anuncios funciona según la importancia del anuncio, sería interesante que estos se catalogasen como la mayor importancia y produjesen una notificación en la aplicación móvil. De esta manera habría una posibilidad mayor de que los alumnos recibiesen la información.

Por otro lado, alumnos de Computación (Rama 3), no me propusieron nada, pero la situación por la que estaban pasando sí me dio una idea: el problema es que muchas de las prácticas las tenían comprimidas en una sola semana, mientras que otras semanas las tenían totalmente relajadas (está claro que el problema también es de ellos que podrían gestionar mejor su tiempo pero seamos realistas, somos informáticos de 23:59). Esto se produce porque la comunicación entre departamentos parece que no es buena o no se produce porque este problema se ha repetido una y otra vez durante toda la carrera con prácticas, controles, exposiciones… es por esto que me parece el problema que tendría un mayor impacto entre todas las propuestas y por eso lo he escogido.

Introducción y motivación

Como he explicado anteriormente, compañeros han mostrado su descontento por la cantidad de trabajo comprimida en un corto intervalo de tiempo. Creando agobio y entregas/exámenes sin la preparación suficiente por falta de tiempo.

Descripción del problema

Aparentemente la causa de estos periodos de tiempo con mucha carga de trabajo es la falta de comunicación entre profesores de distintos departamentos (o incluso el mismo). Y también de los alumnos que no explican la situación o profesores que aunque argumentando los problemas que ocasiona ese solape de actividades deciden no modificar los plazos de entrega.

Describir el estado objetivo

Con este proyecto se pretende evitar este tipo de situaciones, no tener que discutir con ningún profesor estos problemas, que los docentes no tengan que realizar reuniones para planificar las entregas con otros profesores, evitar que se ocasionen estos solapes entre entregas/controles de las distintas asignaturas de forma automática.

Describir la propuesta: describir la solución que se considera aplicable y plausible para llegar desde la situación actual hasta la situación deseada

La idea es utilizar el calendario del campus virtual que es el que utiliza toda la comunidad universitaria para que esta mejora llegue al máximo número de personas.

Dentro del campus virtual deberá aparecer para el PDI una nueva herramienta que permita añadir actividades de evaluación que afecten a la nota final que consistan en controles, entregas, presentaciones, etc. De estas actividades se deberá especificar la fecha de entrega (que aparecerá en el calendario para los alumnos), la fecha de inicio de la actividad (desde cuando tiene el alumno todo el material/conocimiento necesario para realizar la actividad) y las horas estimadas que se deberán dedicar para realizar la actividad completa.

Una vez que se tengan todos estos datos, el sistema deberá comprobar que no se solapa con ninguna otra actividad (el día de la entrega difiere en un par de días), que las horas asignadas no exceden del número de horas semanales de trabajo en casa asignados a esa asignatura según su número de créditos y que además la carga de trabajo de los alumnos contando otras asignaturas no es excesiva.

Para saber las asignaturas con las que se debe contar para esta comparación, se deberán obtener las asignaturas de las cuales están matriculados los alumnos de la asignatura (además creo que para el profesorado sería interesante conocer el número de alumnos que están matriculados en otras asignaturas, para saber que alumnos están mas desahogados y cuales mas atareados).

Después de obtener toda la información el sistema podrá determinar si la fecha es apta para la actividad y si por el contrario hay algún problema notificarlo al docente.

Ahora aquí hay diferentes opciones, que el sistema sea estricto y que directamente no permita añadir esa tarea o que muestre el aviso y sea el docente el que decida ignorarlo o no. En caso de la segunda opción sería interesante que los alumnos recibiesen un aviso de esta situación para que intenten razonar con el profesor.

Por último, como posible mejora, añadiría que los alumnos valorasen si la estimación de horas establecida para una actividad es correcta o no, esto ayudaría a los profesores a hacer mejores planificaciones para cursos siguientes.

Partes involucradas y Beneficios

Por una parte, el docente tendrá trabajo extra ya que tendrá que dar de alta las actividades en el sistema, pero por otra parte, se beneficiará del feedback de los alumnos en cuanto a las horas que han necesitado para realizar las tareas y eliminará reuniones de planificación (que desconozco si se producen)

Por otro lado, los alumnos deberán realizar este feedback para cada entrega, lo que implica contabilizar las horas de trabajo, pero pienso que es una buena costumbre que deberíamos adquirir, así que realmente saldríamos beneficiados. Además el mayor beneficio será la mejora en la distribución de entregas en el tiempo eliminando semanas de agobio.

Alineación

Mejorar la situación en cuanto a la distribución de actividades en el curso, lo que posiblemente derivará en una mejora de la calidad de las entregas al tener el tiempo suficiente para prepararlas mejorando así el nivel de los alumnos y además la mejora de la planificación de las asignaturas.

Recursos y gastos

El servicio de informática de la universidad (que creo que es encargado del mantenimiento del campus), según la cantidad de proyectos que tenga actualmente se deberá sopesar si hay personal suficiente para realizar la tarea.

Como no se realmente lo “monstruoso” que es el campus, ni si se puede reutilizar el módulo que se encargue de publicar las fechas de los exámenes en el calendario no puedo estimar realmente los recursos y gastos necesarios.

Pienso que sería suficiente con un becario de colaboración, beca entregada por el MEC que dota al alumno de 2000€ por 8 meses de trabajo y 15 horas semanales, lo que sería un total de 480h (60h mensuales) y viendo el interés de algunos alumnos de colaborar en la plataforma puede que incluso fuese gratuita si se llegase a liberar el código y proporcionar una API.

Riesgos

En cuanto a los recursos y gastos, probablemente que no estén bien estimados por la falta de información.

Y en cuanto al éxito del módulo, depende de alumnos y profesores realizar un buen uso de ello, ya que el campus ofrece muchas herramientas que nunca he llegado a utilizar y puede que esta también caiga en el olvido.

Plan de implantación

Como he dicho esta funcionalidad creo que podría llegarse a poner en funcionamiento con 8 meses de trabajo por parte de un becario (puede que incluso parezca excesivo pero habrá que formarle, enseñarle todo el funcionamiento del campus, aplicar seguridad, gestionar los usuarios que pueden ver que cosas… etc.)

  • El primer hito debería ser el proporcionar una interfaz para añadir tareas al calendario que no realice ninguna comprobación. Teniendo en cuenta que profesores que pueden añadir tareas a cada asignatura, que solo los alumnos matriculados reciban esa información… (intentar reutilizar el módulo que publique información sobre exámenes finales)
  • Después se debería intentar proporcionar al profesor la información sobre entregas de otras asignaturas en las cuales los alumnos están matriculados (la comprobación de la carga de trabajo ahora sería manual por parte del profesor)
  • El siguiente paso sería intentar automatizar esa tarea (esta será la parte mas complicada del proyecto por la cantidad de variables a tener en cuenta)
  • Y por último en cuanto a la implantación, añadir la funcionalidad que permite a los alumnos hacer el feedback en cuanto horas de trabajo asignadas y que esta información se muestre de forma ordenada para el docente.

Una vez implantada se debería valorar su utilidad tanto por parte del alumnado como de los profesores (realizar algún tipo de encuesta) y permitir a toda la comunidad proponer cambios para mejorar la herramienta así como el reporte de bugs (mejora continua).