Sesión 7 – Implantación de COBIT

Clase de Prácticas:

No pude asistir a esta clase de prácticas. Pero mi compañero Daniel me hizo un resumen de lo que se trató en esta sesión:

Se habló de la calidad de la experiencia, y de como puede ser un factor de éxito en una organización. Un ejemplo de ello es IBM vs Apple ya que IBM se caracteriza por ofrecer productos con gran fiabilidad pero sin embargo ofreciendo una pésima calidad de la experiencia. El contra ejemplo sería Apple que ante todo prima la calidad de la experiencia que es lo que la mayoría de los consumidores prefiere.

También se debatió sobre el consumismo de la tecnología en la sociedad ya que hoy en día es rarísimo ver a alguien que no tenga un smartphone, una súper cámara, un reproductor de música, televisiones gigantes… Cuando realmente no son tan necesarias en nuestro día a día, incluso para algunas personas son totalmente innecesarias, pero aún así se siguen comprando. Esto es una muestra del desconocimiento de la tecnología por parte de la sociedad y aplicado a la empresa: hay que invertir en los recursos necesarios para proporcionar un buen servicio que permita a los trabajadores desarrollar bien su trabajo pero no perder dinero por obtener lo último cuando realmente no se va a utilizar.

Por último también se llevó a cabo la corrección de la práctica 4, reflexionando sobre todo en la tercera frase:

“No se puede obligar a todos a cumplir, ni se puede depender únicamente de la buena voluntad y de incentivos y solo esperar a que la gente haga el trabajo. Hay que tener un poco de ambas cosas porque una u otra por sí sola no van a funcionar”

 “El bueno, el feo y el malo“:

  1. El bueno es el que responde ante las nuevas responsabilidades y realiza su trabajo correctamente.
  2. El feo es aquel que no lo hace del todo bien pero que con un poco de esfuerzo e incentivos podría llegar a ser un “bueno”.
  3. El malo es el que es imposible de transformar en bueno, sino que se convertirá en nuestro mayor enemigo.

Hay que tener cuidado con este último porque puede boicotear los proyectos que se vayan a llevar a cabo y desmotivar a todo el equipo haciendo que “buenos” o “feos” también se unan a él/ella.

Clase de Teoría:

En esta clase hemos comenzado a aplicar los contenidos teóricos estudiados. Durante dos sesiones estudiaremos como implantar COBIT en la organización haciendo una analogía sobre como plantar tomates estudiando los factores más importantes.

Antes de comenzar el profesor nos ha animado a reflexionar sobre si sería posible aplicar la metodología docente de esta asignatura a otras asignaturas de la carrera. La respuesta más repetida ha sido que es muy difícil, además de por las asignaturas, que son más prácticas, también por los profesores. A lo largo del cuatrimestre se ha ido viendo el rencor que han generado (a veces llegando a debates infinitos en clase), pero a mis compañeros no les falta razón, la verdad es que cuando estudié un ciclo formativo de grado superior antes de entrar a la carrera el ambiente era muy diferente: los profesores eran más cercanos, te animaban a mejorar, a tener iniciativas, a que siguieses estudiando, se notaba que se preparaban mas las clases y que les importaba que realmente aprendieses. En muchas asignaturas se echa en falta eso, hay veces que parece que para el docente sea una carga dar clases, se nota que no es lo que les gusta, que van a la clase porque les obligan al ser PDI pero lo que realmente les gusta es la investigación.

En mi opinión hay ciertas asignaturas en las que esta metodología me parece muy difícil, en concreto las que son más prácticas y también cuando los grupos son muy grandes, pero también es cierto que si los docentes realmente tuviesen ánimo de mejorar se podrían adaptar ideas de distintas metodologías para aplicarse a su asignatura. Para ello, como el profesor de esta asignatura nos ha recomendado varias veces, es importante que los alumnos también propongamos iniciativas y lo que también considero muy importante, que no solo nos centremos en lo malo, también comuniquemos a los profesores cuando pensemos que se están haciendo las cosas bien.

Pues estos conceptos, son aplicables a todo tipo de organizaciones, y es precisamente lo que nos pretende transmitir COBIT. En concreto en esta clase nos centramos más en las personas, en los factores clave para una buena implantación de COBIT en la organización: factores críticos, como tratar con las personas, la importancia del compromiso por parte de todos los miembros…

  • Estudiar el lugar donde plantamos tomates.

En este punto entran factores como la ética, cultura, leyes, política, visión, plan de negocio, estilo de gestión, riesgo, capacidades y recursos…

    • ¿Cuáles son los factores críticos?
      • La alta dirección: Si no tenemos el apoyo de la alta dirección estamos perdidos, ya que si ellos no nos aprueban las iniciativas ni nos proporcionan recursos no podremos realizar ninguna de nuestras propuestas. Además estas iniciativas también deben salir de la directiva, deben tener ganas de mejorar mostrando compromiso y apoyo.
      • Todas las partes deben apoyar GGTI, entender el negocio y metas TI: Ya hemos hablado de la importancia de la alta dirección en este punto, pero son importantes todos los miembros de la organización para que la implantación tenga éxito (en la práctica de esta semana se ha comentado la importancia del apoyo de todos los miembros de la organización, porqué un solo trabajador puede echar abajo los proyectos)
      • Comunicación efectiva y habilitación de cambios: Recordemos COBIT y el ciclo de monitorización de niveles superiores a inferiores y viceversa. Es muy importante una buena comunicación para poder avanzar y mejorar.
      • Adaptar COBIT (y otras normas) a la empresa: Como se ha comentado varias veces, estas normas son algo generales ya que pretenden ser válidas para todo tipo de empresas. Por ello hay que adoptar y adaptar los principios de COBIT aplicando esas buenas prácticas al contexto de nuestra organización.
      • Focalizar a beneficios inmediatos y priorizar las mejoras más sencillas: Este punto lo considero muy importante, sobre todo en nuestro trabajo. Este problema lo he vivido en mi experiencia laboral debido a que la dirección de la empresa consideraba que el departamento TI no rendía, esto era porque se estaban centrando en terminar unos programas que tenían pendientes y con muchas funcionalidades mientras que habían dejado de lado otras tareas. Realmente estaban trabajando muchísimo pero “de cara a la galería” no lo parece.
  • Preparar el lugar para plantar tomates (crear el entorno apropiado en la empresa)
    • En resumen es tener en cuenta los factores críticos anteriores y conseguir solventarlos todos. “Concienciar, crear consenso y compromiso”. Para eso debemos saber convencer a los miembros de la organización de que el cambio aportará mejoras.
    • Para llevar a cabo esta implantación serán necesarios nuevos recursos tecnológicos y humanos. Sobre estos últimos se deben asignar roles y responsabilidades (nuevamente tener en cuenta lo comentado en la práctica de esta semana) además de definir estructuras y procesos para supervisar y orientar.
  • Que los bichos no se coman tus tomates (Reconocer puntos débiles y eventos desencadenantes)
    • Identificar situaciones prácticas y cotidianas que necesiten mejoras: si nos focalizamos en los elementos más indispensables de la empresa esto creará sensación de urgencia y además aportará los beneficios que comentamos en el punto 1 “Focalizar a beneficios inmediatos y priorizar las mejoras más sencillas”, estos dos puntos son las cosas que más valorarán los miembros de la organización y nos aportará credibilidad y mayor aceptación de próximas propuestas.
    • Incidentes TI: perdidas datos, fallos, etc.: Ante esto la directiva será muy sensible, ya que la información es poder, y son conscientes de la gravedad de la pérdida de los datos.
    • Problemas externalización servicios: hay que informar de cuando los problemas no son del departamento TI, sino de terceros. Un ejemplo de esto puede ser el servidor de correo, si el servidor no está en la empresa y se utiliza por ejemplo Gmail hay que dejar claro a los miembros de la organización de que el fallo no es culpa de nuestro departamento.
    • No poder cumplir con regulación o contratos
    • Incapacidad innovación o agilidad negocio: Este punto está muy en relación con lo comentado anteriormente, debemos tener el apoyo de la directiva sino estaremos yendo a contracorriente.
    • Gastos TI ocultos o malintencionados: un ejemplo de ello son los mecanismos de control que están haciendo en la Universidad, se deben justificar todos los gastos en TI.
    • Frustración por iniciativas fallidas, Bajo rendimiento o calidad de servicio, Duplicación/Superposición iniciativas, cancelaciones prematuras de proyectos: podríamos perder credibilidad y aceptación además de tener un equipo insatisfecho. Si ocurren este tipo de eventos es probable que el proyecto fracase.

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