Cursos y Jornadas sobre inteligencia emocional

Vista la importancia de la inteligencia emocional y sus beneficios han empezado a llamarme la atención cursos y jornadas sobre ello, las cuales intentaré recoger en este post para gente que pueda estar interesada:

Informe de auto evaluación y cierre

Cierre del Portafolio

En primera instancia se hará un repaso por todas las actividades que deben estar contenidas en el portafolio para controlar la ortografía y gramática y se generará un índice de todo el contenido presentado:

Prácticas a realizar

  • Práctica 1. Trabajo sobre artículo. DIRIGIR LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN DE UNA GRAN ORGANIZACIÓN PÚBLICA: QUIÉN Y CÓMO. ENTRE LA TRADICIÓN Y LA INNOVACIÓN por Jesús Gómez Ruedas
  • Práctica 2. Trabajo sobre artículo. Gobierno de TI – Estado del arte por Ingrid Lucía muñoz Periñán
  • Práctica 3. Trabajo sobre artículo. COBIT 5, ¿un marco de referencia de negocio? por Miguel García-Menéndez. Busca información, artículos, análisis o críticas sobre COBIT 5 (intenta aportar por lo menos 1 documento al respecto).
  • Práctica 4. Trabajo sobre artículo. Usuarios IBM dan 5 mejores prácticas a recordar de gobierno de datos por Mark Brunelli
  • Práctica 5. Trabajo sobre artículo. La Resistencia al Cambio. Causas, Antídotos y Modelos de Gestión del Cambio enviado por Manuel Grossi, y La resistencia viscosa. 8 formas de oponerse silenciosamente a los cambios enviado por Manuel Grossi
  • Práctica 6. Propuesta de proyecto.

Feedback: La Práctica 2 fue la que más me costó realizar ya que me pareció la más densa y se me hizo un poco aburrida, las preguntas eran bastante cerradas y muchas de las respuestas eran fragmentos extraídos literalmente del texto. Por contra, la práctica 5 es la más interesante, fue la que abrió el tema de la importancia de saber tratar con las personas que es el que más me ha gustado de la asignatura; también me pareció muy acertada la práctica 6, después de tanto debate sobre la calidad de la universidad me gustó mucho que el profesor nos plantease el reto de aportar soluciones.

Sesiones sobre las que se han de generar contenidos

Feedback: Para mi una de las cosas mas importantes durante esta asignatura ha sido la metodología y el acordar tanto alumnos como profesor como iba a enfocarse la asignatura, los criterios.. etc. siendo así una dirección colaborativa. Por ello la presentación y la sesión 2 fueron muy importantes y recomiendo a los futuros alumnos que no se las pierdan.

Sobre la ISO 38500 me quedo con lo mucho que se trabajo la importancia del rol del CIO y se introdujo el ciclo de mejora continua. Además empezaron a parecerme más amenas las clases de prácticas cuando comenzamos a debatir sobre casos concretos como el de Venca (Sesión 4).

En COBIT ya entramos a debatir algunos aspectos sobre la conducta humana, quedó clara la división entre gestión y gobierno y en las clases en prácticas me gustaron los debates sobre temas de actualidad como la compra de Whatsapp.

Sobre ITIL v3 puede que me sobrase un poco, ya que muchos conceptos ya estaban definidos y algunas partes me resultaban más de lo mismo. Las últimas clases prácticas fueron en mi opinión las mejores y más interesantes (proyectos y comunicación no verbal).

Como sugerencia, me habría gustado más material videográfico.

Satisfacción Personal

Para finalizar con el cierre del portafolio me gustaría repasar los objetivos que se plantearon al inicio de la asignatura y comprobar si se han conseguido:

Sobre el contenido:

  • CETI1: Capacidad para comprender el entorno de una organización y sus necesidades en el ámbito de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
    • Creo que ha quedado más que conseguido en cuanto a comprender el entorno de una organización. Sobre las necesidades es necesario estar al día de las novedades sobre tecnología, competidores, objetivos, plan estratégico… así que sí, sabemos lo que necesitamos para comprender estas necesidades y priorizarlas.
  • CETI2: Capacidad para seleccionar, diseñar, desplegar, integrar, evaluar, construir, gestionar, explotar y mantener las tecnologías de hardware, software y redes, dentro de los parámetros de coste y calidad adecuados.
    • Si, lo hemos conseguido tras ver distintas normativas y estudiar las mejores prácticas que se recogen en cada una de ellas. Sacando como conclusión que lo más importante es el ciclo de mejora continua.
  • CETI7: Capacidad para comprender, aplicar y gestionar la garantía y seguridad de los sistemas informáticos
    • Al aplicar estas normativas estaremos gestionando la garantía y seguridad, además de estudiar normativas ISO específicas en este tema.

Sobre el portafolio:

  • Guiar la actividad del estudiante y su percepción de sus logros
  • Estimular al estudiante en el proceso de aprendizaje
  • Desarrollo individual e integración de conocimientos previos
  • Destacar lo que el estudiante sabe de sí mismo y sobre el curso
  • Localizar información, formular, analizar y resolver problemas

Se ha conseguido que se realice una actividad continua semana tras semana y se ha ido viendo como los conceptos quedaban claros haciendo que cada marco de referencia fuese más fácil de analizar que el anterior. Además se han visto similitudes entre ellos reflejando la integración de conocimientos previos.

Hemos dado nuestra opinión sobre la asignatura y los materiales desde el inicio del curso y sobre nosotros mismos en especial durante las últimas sesiones en cuanto a la forma de presentar, nuestros gestos, etc., pero como ya he comentado, durante toda la asignatura he ido viendo mis debilidades como por ejemplo lo que me cuesta redactar.

Además, durante las clases he podido ver reflejados algunos aspectos de experiencias laborales como por ejemplo: en restaurantes de comida rápida la poca relación que hay entre trabajadores y dirección y por contra la importancia que se le daba a esto en una empresa dedicada a la externalización bancaria (con un departamento de informática que se dedicaba a la programación de software especializado). En esta última además el CIO formaba parte del comité de la empresa y se seguían muchas de las buenas prácticas estudiadas (cumplen con la normativa ISO 9001).

Como consecuencia en la primera todos los empleados deseaban encontrar algo mejor y en la segunda todos querían quedarse, reflejando la importancia de todo lo estudiado en esta asignatura.

Informe de auto-evaluación

Estilo (2 puntos):

  • Tras la revisión he corregido todos (creo) los errores ortográficos y gramaticales, estos últimos han aparecido varias veces. Creo que es porque al redactar no me acababan de gustar las frases y las cambiaba una y otra vez dejando rastros de la anterior, pero ahora ha quedado solucionado.
  • Lenguaje adecuado y directo – Este es un aspecto que me ha costado conseguir ya que durante esta asignatura me he dado cuenta de lo mucho que me cuesta redactar.
  • Cómodo para la lectura.
  • Los documentos identifican claramente las sesiones a las que corresponden, además se ha creado el índice anterior y se han organizado los documentos por temática y por semanas en el menú superior.
  • El estilo es homogéneo.

Aún debido al esfuerzo considero que podría mejorarse el modo de redacción y el lenguaje utilizado.

Asistencia (1 punto) 

A excepción de la sesión 7 de prácticas he asistido a todas las clases aunque a veces con retraso debido al transporte.

Vídeo (1 punto):

Desconozco las valoraciones de mis compañeros y la del profesor.

Contenido (8 puntos):

  • Todas las sesiones están incluidas en el portafolio.
  • Reflejan todo lo abordado durante las clases – En este punto no estoy tan segura, debido a que no he revisado las sesiones con las grabaciones en audio como otros compañeros, por ello puede que algunas cosas se me hayan escapado.
  • La sesión 7 de prácticas, a la cual no pude asistir, la he incluido en el portafolio tras hablar con mi compañero Daniel que me resumió su contenido.

Seguramente se me hayan escapado algunos de los temas abordados en clase.

Nota contenido: 7.5

Sesiones 13 y 14 – Presentación, grabación y corrección del vídeo

En estas sesiones se ha procedido a la presentación de los trabajos sobre las normativas / marcos de trabajo siguientes:

  • ISO 20000-1
  • COSO
  • ISO 27000
  • ISO 9000
  • PRINCE2
  • PMBOOK

En mi caso debía presentar la ISO 20000-1 junto a dos compañeros más, Daniel y Carlos. Para ello nos leímos la norma completa durante la semana santa para tener un concepto global y después dividimos el documento en 3 partes:

  • Introducción, definiciones y primera parte de sistema de gestión de servicio (SGS).
  • Los últimos puntos sobre el sistema de gestión de servicio (SGS), diseño y transición de servicios nuevos o modificados y procesos de provisión de servicios.
  • Procesos de control, procesos de relación, procesos de resolución y conclusión.

Yo elegí la parte central porque aunque tenía mayor contenido teórico sobre la ISO, y era la más extensa, no debía hacer una presentación o una conclusión que son aspectos que considero que me cuestan más porque hay que “inventar” lo que tienes que decir. En mi parte realmente debía ceñirme más a lo que dice la normativa.

Para prepararla cada uno se encargó de su parte para poder adaptar las diapositivas a su modo de presentar, en mi caso me ayuda más el uso de imágenes ya que de un vistazo me sitúan en el punto en el que estoy y el uso de texto me sirve como recordatorio para puntos que no me quiero dejar en el tintero y al practicar la presentación me doy cuenta que me cuestan mas recordar. No me gusta poner demasiado texto en las diapositivas pero he de reconocer que esta presentación quedo un poco cargada. Al ser un contenido tan extenso y denso me facilitaba mucho más su presentación ya que me resultaba imposible acordarme de todos los puntos.

En concreto mis diapositivas van de la 13 a la 25 = 13 diapositivas en 7 minutos, a poco mas de medio minuto por diapositiva. Pero en mi defensa he de decir que muchas de ellas son transiciones sobre la imagen que trata sobre el ciclo de vida continua y algunas son del esquema general de la ISO para que el público se situase en el punto en el que estábamos.

(Podéis ver en las notas del orador lo que tenía planeado decir en cada diapositiva)

Para preparar la puesta en escena Daniel y yo quedamos la primera semana de clases después de semana santa, el día previo a la presentación quedamos Carlos y yo para darle el repaso final y Daniel se nos unió durante la última hora donde volvimos a repasarlo todo para no llevarnos sorpresas al día siguiente.

En cuanto al día de la presentación yo estaba bastante nerviosa ya que había algunos puntos que se me escapaban y en algunas partes sentía que iba a resultar un poco monótona, porque mi parte se centraba mucho en el ciclo de mejora continua y ya lo habíamos visto durante el curso.

Primero comenzó Daniel con la introducción y en mi opinión fue la presentación má animada de todas, así que me dejó el listón muy alto para el temario denso que iba a presentar yo. Al principio me noté muy nerviosa y más sabiendo que tenía la cámara grabándome y que todo lo que hiciese / dijese quedaría plasmado para la posteridad, pero poco a poco me fui centrando en el contenido y en mirar al público y me olvidé de la cámara.

En cuanto al tiempo pensaba que iría justa en los 7 minutos pero a la hora de la verdad se ve que me detuve mas en algunos puntos y me faltó tiempo (aún así no me sacaron la calavera).

Creo que los conceptos que expliqué quedaron claros, ya que varios de mis compañeros hicieron referencia a lo que yo había dicho durante sus presentaciones, viendo así las similitudes que había entre las normativas.

En la siguiente sesión al ver el vídeo me hizo gracia verme a mi misma, no sabía que tenia unos gestos tan duros y es un aspecto que debería mejorar, ya que hice todo lo contrario a lo que vimos en la sesión sobre la expresión corporal, mis gestos eran secos y con las palmas hacia abajo. Es algo que hago de forma automática y creo que me costará corregir.

En cuanto a los nervios del principio pensaba que se me notarían mas pero no los exterioricé tanto como yo pensaba. Sobre todo me vi bastante cómoda moviéndome y no quedándome estática en el sitio, además ayudándome bastante de las diapositivas acercándome para señalar los conceptos de los que hablaba sobre la imagen.

Sobre la sesión, es cierto los que nos venía diciendo el profesor durante el curso para prepararnos cuando llegase el gran día de la grabación, es algo que debíamos hacer en algún momento, verme a mi misma presentando me ha enseñado cosas que de otra forma habría sido imposible darme cuenta. Tenía miedo de verme a mi misma pero una vez que ha pasado lo he visto muy útil.

Me habría gustado ver los comentarios que tenían mis compañeros sobre mí pero se que no había demasiado tiempo durante la sesión. Me gustaría haber visto sus puntuaciones y notas de forma anónima para darme cuenta de más cosas que a lo mejor a mi me parecen correctas pero a otras personas no.

Sesión 12 – Comunicación y cierre de ITIL v3

Clase de Prácticas:

Como en todas las clases de prácticas comenzamos con pequeños debates/reflexiones hasta que lleguen los compañeros:

  • Volvemos a hablar de la resistencia al cambio, debido a que compañeros que están realizando prácticas en empresa nos cuentan sus experiencias y los problemas que genera:
    • Seguridad: no se usan contraseñas seguras, si hay una contraseña por defecto cambian únicamente un número y la dejan igual; el peligro de los móviles o portatiles que se usan fuera de la empresa, leer el correo electrónico desde cualquier lugar es una ventaja pero también un peligro sobre el mantenimiento de la confidencialidad de los datos.
    • Gente mayor (>50): Cuesta más que se conciencien de la importancia de la TI, la seguridad y la necesidad de los cambios. Comentamos que es muy probable que sea porque a la gente mayor le cuesta mas adaptarse a los cambios y no quieren salir de su estado de confort.

Una vez visto esto queda claro que es necesario tratar con la gente (pelearse, hacerles entender… etc) para conseguir realizar una buena gestión y gobierno de la TI, por ello muchas de las mejores prácticas vistas hasta ahora tratan este tema, pero en esta clase nos hemos centrado completamente en ello y hemos comenzado a tratar temas sobre inteligencia emocional:

El concepto de inteligencia emocional fue popularizado por el psicólogo estadounidense Daniel Coleman y hace referencia a la capacidad para reconocer los sentimientos propios y ajenos. La persona, por lo tanto, es inteligente (hábil) para el manejo de los sentimientos.

Para Coleman, la inteligencia emocional implica cinco capacidades básicas: descubrir las emociones y sentimientos propios, reconocerlos, manejarlos, crear una motivación propia y gestionar las relaciones personales.

[definicion.de]

La primera parte que hemos abordado trata sobre el modelo cognitivo/conductual: las personas según la interacción con su entorno y su aprendizaje definen la forma de reaccionar ante una situación en cuanto a pensamientos, sentimientos y actos. Esto implica que “las personas no son simples receptores de los estímulos ambientales“, detrás hay un aprendizaje y una consecuencia de ello. Esto explica que ante una misma situación cada persona reaccione de manera distinta.

Sobre este apartado se ha destacado que ante un estímulo el cerebro procesa la información de dos maneras: por una parte hay una reacción automática y por otro lado hay un análisis consciente:

El sistema límbico es un sistema formado por varias estructuras cerebrales que gestionan respuestas fisiológicas ante estímulos emocionales. Está relacionado con la memoria, atención, instintos sexuales, emociones (por ejemplo placer, miedo, agresividad), personalidad y la conducta. [...] interacciona muy velozmente [...]

La corteza cerebral es el manto de tejido nervioso que cubre la superficie de los hemisferios cerebrales, alcanzando su máximo desarrollo en los primates. Es aquí donde ocurre la percepción, la imaginación, el pensamiento, el juicio y la decisión.

[ Wikipedia ]

Se puso el ejemplo del miedo, en el cual el sistema límbico tiene 3 comportamientos posibles:

  • Huir (este es el que por ejemplo me pasa a mi cuando veo una avispa…)
  • Bloqueo
  • Atacar (ej. Te voy a cambiar el sistema de correo: la gente se pone nerviosa, empieza a apretar los puños, mirada baja… o también pueden estar mas agresivos y hacer muchísimas preguntas y quejarse)

La siguiente parte ha tratado sobre la comunicación, los factores que influyen en la información que recibe el receptor:

  • 20% Como está el emisor: un ejemplo es la estrategia que utilizan algunas empresas, contratar a una chica como comercial que visita una empresa donde son todo hombres o el ejemplo de coca-cola donde eran todo chicas y llega el chico de la máquina de coca-cola.
  • 10% Donde se da la comunicación: ej. hace calor en clase.
  • 20% Tono que se usa: escucha activa (obtener un feedback sobre si se está entendiendo lo transmitido), tono de pregunta, orden, afirmación…
  • 20% Credibilidad
  • 30% Lo que comunican las palabras

Como podemos ver se tiene en cuenta lo personal, la credibilidad del emisor y cómo está el emisor, por ello en un grupo de trabajo es importante que haya buena relación entre sus componentes si queremos que haya mas probabilidad de éxito.

Lo siguiente que hemos comentado ha sido la diferencia entre emoción (reacción involuntaria) y el sentimiento (lo que viene después, la racionalización). Esto lo podemos ver en el proceso emocional:

  • Percepción
  • Evaluación
  • Cambios Fisiológicos
  • Expresión Motora
  • Efectos motivadores
  • Sentimientos subjetivos
  • Afrontamiento

Source: http://sirseth.net/blog/empathy/

Source: http://sirseth.net/blog/empathy/

Por todo esto una de las partes más importantes para una buena gestión de los recursos humanos de una organización es el control de las propias emociones e identificar las de los demás, así podremos tener un mayor control sobre las situaciones en las que nos encontremos o saber como afrontarlas según la persona con la que estemos tratando según su carácter y como exprese sus emociones.

Sobre la identificación y “manipulación” de estas emociones, hemos de tener inteligencia interpersonal que se compone de:

Empatía: Escuchar y comprender a los demás, actitud de servicio, aprovechar la diversidad, apoyar su desarrollo, detectar e influir a los lideres.

Habilidades sociales: Habilidad para comunicarse, habilidad para formar equipos, habilidad para el liderazgo, habilidad para producir el cambio, habilidad para solucionar conflictos.

Por último en clase de practicas hemos visto algunos conceptos clave de cara a la presentación del próximo día. Uno de ellos es la mirada, al hablar se debe intentar mantener contacto visual, hay que intentar mirar a todo el público y no centrarnos en una sola persona ya que puede sentar mal al público y dejar de prestarnos atención. El profesor también nos dio un consejo a la hora de tener que dar clase: si una persona habla mucho se debe intentar bloquear a la persona, por ejemplo diciendo: “si es tan importante cuéntalo a todos”. 

También en cuanto a la mirada hablamos sobre las pupilas. Cuando una persona tiene las pupilas dilatadas significa que está generando alguna emoción tanto positiva, como negativa (lo hacen todavía más ante emociones negativas, mas información en este post: Tu pupila se dilata, te delata)

Clase de Teoría:

Hemos continuado con las recomendaciones de cara a la presentación y la comunicación no verbal:

  • Cuando nos encontremos ante la situación de acudir a una reunión y tenemos mucho interés en hablar con alguien en especial, una de las cosas que debemos tener en cuenta es que hay una mayor comunicación con personas que tenemos delante, por ello debemos esperar a que esa persona se siente primero e intentar sentarnos en frente.
  • Otro punto importante son los gestos, varias veces hemos comentado que los políticos están muy entrenados en ello y que tienen asesores que les enseñan los mejores gestos a realizar según las situaciones. Una de las cosas que debemos intentar es utilizar gestos suaves y tener las palmas hacia arriba porque es un símbolo de franqueza.
  • Sobre la mirada otro punto importante es hacía donde se dirigen los ojos ya que si vemos a alguien mirando hacia arriba y a la izquierda, indica que la persona está recordando algo y si mira arriba y a la derecha es que está inventando.
  • Para mi una de las cosas mas importantes: la distancia corporal. Odio, odio y odio a la gente que invade tu espacio, así que si me estas leyendo y no te das cuenta de si lo haces, observa la reacción de la otra persona y mira a ver si realiza alguna de estas acciones [Lenguaje corporal y espacio personal]:
    • Se recuesta en la silla para crear más espacio entre los dos.
    • Baja la barbilla hacia el pecho y encorva los hombros.
    • Cierra los ojos cuando estás hablando con ella.
    • Mira más allá, hacia lo que hay detrás de ti.
    • Repiquetea los dedos y / o no deja d mover las piernas.
    • Cruza los brazos sobre el pecho (suelen utilizarse como una barrera)

espacio-personal

 

  • Y por último un punto que me sorprendió bastante: los gestos “espejo”. Es un símbolo de buena comunicación y entendimiento cuando los interlocutores realizan los mismos gestos, por ejemplo en un bar se apoyan en la barra, beben al mismo tiempo… pero también puede ser incomodo cuando es excesivo y muy artificial. En clase un compañero, Pedro, comentó que es algo que no le gusta nada y que le había pasado más de una vez.

Para finalizar la clase vimos los últimos puntos que quedaban de ITIL relacionados con procesos sobre la estrategia de servicio en cuanto a: diseño, transición, operación y mejora continua (muy relacionados con mi presentación sobre la ISO 20000-1) donde una vez mas se recalcó la importancia de esta mejora continua y el ciclo de vida de los servicios donde en la fase de monitorización se debe incluir el feedback y las propuestas de mejora.

Conclusión: Esta sesión me ha encantado, además la considero muy apropiada ya que en la siguiente sesión se realizarán las presentaciones y podremos poner en práctica lo aprendido. Son aspectos muy interesantes y que nos pueden ayudar mucho en el día a día tanto en el ámbito profesional como en el personal.

Sesión 11 – Presentacion de Proyectos + ITIL v3

Clase de Prácticas:

Iniciamos la clase con una reflexión por parte del profesor al comentar su experiencia con alumnos que han hecho proyectos de fin de carrera con él como tutor: “No hay calidad de experiencia: los informáticos programamos para nosotros.”. Nadie realiza gestión y gobierno correctamente, no piensan en un programa que se vaya a vender.

Como ejemplo de ello nos ha comentado el proyecto de unos alumnos de multimedia que a pesar de ser una idea genial no tienen un buen plan de negocio: una app de relevancia de tweets, les da un ranking en función de la calidad del emisor que calcula según los seguidores que tenga el usuario, quien retweetea, cantidad de retweets, favoritos… (Asignatura gestión inteligente de contenidos). El problema que intentan resolver es que ahora los widgets de twitter muestran una busqueda por los hashtags, usuarios a los que va dirigido… entonces en las búsquedas pueden aparecer tweets que no son relevantes.

“Pensar en las necesidades que hay que cubrir y programar para ello, no para nosotros.”

Tras esperar el cuarto de hora de rigor para que lleguemos todos a clase hemos empezado con la presentación de los proyectos. En primer lugar he presentado mi propuesta de proyecto sobre la mejora de la planificación de las asignaturas, y tanto el profesor como mis compañeros lo han criticado y aportado nuevas ideas, todas ellas han contribuido a reducir los riesgos planteados:

  • Obtener la información de actividades a partir de la ficha de la asignatura para que el profesor no tenga que repetir la inserción de esta información. – Esto reduciría los riesgos a la hora de que los profesores no lo utilicen debido a la carga de trabajo.

  • Implicar a la unidad organizativa de la universidad para que promueva el uso de la herramienta y se convierta en un trámite necesario para establecer fechas de entrega. – Evitar riesgos de una nueva funcionalidad del CV sin utilizar

  • Tener en cuenta el riesgo de carreras como las de letras en las que los profesores no están tan acostumbradas a utilizar las herramientas del campus.

  • Limitar el tiempo de publicación de estas tareas para que un profesor no bloquee todo el timpo y no permita a otros profesores publicar sus tareas (aunque si se respetase su límite de horas de trabajo en casa para la asignatura eso no debería ocurrir)

  • Profesores que van improvisando, les limita al tener que pasar por este trámite y les quita flexibilidad. (Pero en clase cuando se les ocurra la tarea podría entrar con los alumnos y con ellos fijar la fecha de entrega según vea la carga de trabajo de otras asignaturas)

En cuanto a otros proyectos:

  • Carlos propone una plataforma de gestión de contenidos adicionales de las asignaturas para que los alumnos puedan ampliar su formación. Con ello conseguir que los alumnos estén más motivados y aprender por si mismos a parte de lo que aprenden en clase. – El profesor critica su plataforma diciendo que no soluciona los problemas que él plantea porque los alumnos no tienen tiempo, y que ya existe el RUA que se aproxima a lo que él plantea y es mas visitado por otras universidades que por la nuestra.

  • Patri: Faltas de profesores, notificación en una app del móvil. El profesor debe clasificar los anuncios como falta de asistencia para que también se envíe una notificación a la subdirección informando sobre su falta. Patri argumenta que hay profesores que no pondrán esa información, y solo lo clasificaran como aviso. Por ello se necesita un responsable de curso que también notifique esta falta y así se asegure que llega a subdirección.

  • Jorge: Calidad de los docentes en cuanto a su capacidad de enseñar. Cada fin de cuatrimestre rellenar un formulario que sea igual que las encuestas que pasan en papel durante el cuatrimestre. – Crítica: la normativa es que sea in situ, para asegurarse de que los alumnos las rellenan, porque no se realizarían si fuese en el campus virtual. Es una propuesta que ya se ha intentado realizar y no dió buenos resultados.

  • Los proyectos restantes se han centrado en el problema de la calidad docente, otros proponen una plataforma en la que se puedan abordar más temas, no solo los de la encuesta. – El profesor critica la difícil implantación del plan bolonia, la teoría es buena, valorar más el camino recorrido que la meta, pero a ellos tampoco se les ha enseñado que es el plan bolonia, se les dijo “ahí tenéis la normativa” y es un tocho infumable.

La clase finaliza criticando el plan bolonia, “se hace una norma pensando en todo el bien que va a producir en el mundo pero su implantación ha tenido ciertas carencias”:

  • Necesidad de cursos de formación para los profesores – Reciclaje (ya hay cursos pero siempre son los mismos los que van)

  • Se debería haber hablado con los alumnos y preguntarles si estaban de acuerdo con esa filosofía

Y por último se comenta el problema del coste de los créditos de segunda y tercera matriculación y de que la educación debe ser accesible por todos, aunque también filtrar para que no haya gente que esté en la universidad eternamente.

Clase de Teoría:

Para comenzar la clase hemos visto el vídeo presentación del portal de Datos abiertos de la UA en el que además de presentar esta iniciativa de gobierno abierto (open data), la cual se centra en la importancia de la transparencia de los datos (normativa de acceso a los datos de la administración pública) y su reutilización a través de los infomediarios, también se presentan los planes estratégicos que se están siguiendo (gestión) donde podemos ver como la gestión está impulsada por la gobernanza, la cual esta concienciada de la importancia de las TI. Una de las barreras de la que hemos ido hablando a lo largo de este curso, en este caso es inexistente.

Plan estratégico:

  • Smart University: uso intensivo de la TI para mejorar la calidad de vida de la comunidad universitaria.
  • Servicios Digitales
    • eAdministración: Administración electronica, servicio al ciudadano.
    • UA|Cloud: reingeniería del campus virtual, primera nube privada de una universidad española, dar soporte a nubes propietarias como Google, Microsoft, etc. (Independencia de un sistema propietario que marque las líneas estrategias)
  • TI para la Docencia
    • Educación digital del futuro: portal de contenidos (similar a la propuesta de Carlos). Globalización y acceso a la información desde cualquier parte del mundo.
    • (En este punto vendrían recogidas todas nuestras propuestas en la clase de prácticas)
  • Nueva web de la UA
  • Universidad abierta: transparencia, participación, responsabilidad.
    • Gobierno TI: las TI son estratégicas, la gestión de los proyectos de la TI debe estar alineada con la estrategia global de la universidad, cartera de proyectos estratégicos.
    • Open Data

Además de buscar este alineamiento con la estrategia de la universidad, se han tenido en cuenta políticas nacionales: red.es (entidad pública que trabaja para que la sociedad española aproveche al máximo el potencial de Internet y las nuevas tecnologías) y CRUE-TIC (La Comisión sectorial de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Conferencia de Rectores de Universidades Españolas).

En esta presentación sobre el plan estratégico que finaliza en el minuto 15 del vídeo, podemos ver como el CIO ha sabido hacer llegar la información a la sociedad, explicándolo claramente para todo tipo de niveles con un lenguaje no excesivamente técnico.

La segunda parte del vídeo trata de la presentación del portal de datos abiertos de la UA, donde se destaca otra vez la transparencia y la importancia de la reutilización de los datos dando lugar a oportunidades de negocio donde es muy importante el papel de los infomediarios, que serán los encargados de aplicar valor a estos datos y producir aplicaciones que sean útiles para la sociedad.

También se hace mención de la LOPD en cuanto a los datos que puedan publicar o no, con esto quiero remarcar la importancia de las normativas a cumplir y de criterios a seguir (como antes con red.es y CRUE-TIC).

Por último nos invitan a participar en el concurso de ideas a mediados de mayo cuyo objetivo es obtener feedback por parte de los informediarios y ver que datos son de interés y si se pueden publicar y además en septiembre un concurso de aplicaciones.

Y como reflexión final:

“Una estrategia tecnológica es una estrategia de toda la universidad y en la misma dirección estratégica dentro de cada una de las competencias que tienen en los centros o en los servicios de la propia universidad. El no estar alineados en una única estrategia nos puede llevar a ineficiencia de recursos y no utilización de los pocos que tenemos para una cobertura única.”

Vemos otro de los temas que hemos hablado durante la presentación de proyectos de prácticas, el riesgo de la no utilización de los proyectos y con ello un malgasto de recursos.

Otro tema que hemos abordado en la clase de teoría es ITIL v3 (Information Technology Infrastructure Library) que trata sobre la gestión de la TI. Para ello hemos comenzado distinguiendo la gobernanza (la mayor parte de lo que hemos visto durante el curso ej. COBIT (aunque tenía también algo de gestíón)) de la gestión:

Implementar políticas, ofrecer los servicios correspondientes, asegurar el cumplimiento de las normas establecidas, prestar apoyo, recoger reclamaciones y propuestas, etcétera

Uno de los conceptos más importantes de ITIL es el “Ciclo de Vida de los Servicios” donde se busca una mejora continua de los servicios que se implementen siempre alineados con la estrategia de negocio:

  • Estrategia del servicio: atender las necesidades del mercado, priorizar objetivos y oportunidades (para ello deberemos conocer el mercado y la competencia), proponer servicios diferenciados, gestionar los recursos necesarios… Esto es lo que nos diferenciará de la competencia y hará que los clientes nos escojan a nosotros (en este punto se toca un poco el gobierno para definir la alineación)

    • Activos del servicio: Recursos, capacidades, personal TI

    • Para obtener estos servicios será necesaria la contratación de proveedores, debemos estudiar que tipo se ajusta mas a nuestras necesidades:

      • Proveedor de Servicios Interno: Servicios esenciales para el posicionamiento estratégico.

        • Mayor control y personalización, comunicación directa

        • Mientras que por contra pueden estar peor optimizados, resta flexibilidad a la organización y costes y riesgos siempre internos.

      • Proveedor de Servicios Compartido: Servicios a diferentes unidades de negocio.

        • Compartir costes y riesgos entre diferentes unidades, mayor opción de crecimiento, estandarización.

        • Asumir actividades que no aportan ventajas competitivas, conflictos entre unidades de negocio.

      • Proveedor de Servicios Externo: Ofrecen servicios a clientes que pueden ser competidores entre si.

        • Mayor flexibilidad y oferta, se minimizan los riesgos, procedimientos estandarizados.

        • Personalización costosa, caer cautivo de un proveedor externo.

Hemos hablado de algunos de estos tipos, por ejemplo en el externo hemos comentado el caso de crear una web con una intranet que haga la función de la gestión de la contabilidad. El proveedor ofrece crear la plataforma con un framework hecho por ellos mismos. ¿Qué ocurre si queremos migrar? Puede que este proveedor no nos permita migrar el sitio porque ese código es privado, entonces para ganar una mayor flexibilidad lo mejor habría sido utilizar algún framework open source que nos permitiría desplegarlo en cualquier servidor y no ligarnos a un proveedor en concreto.

Sin embargo como se ha comentado, cuando se necesita una gran personalización de los servicios es cuando a la empresa le convendría tener un departamento TI con un equipo de programadores que se dediquen a realizar aplicaciones a medida del trabajo realizado en la organización.

Otro concepto importante es la cadena de valor:

Se conoce como cadena de valor a un concepto teórico que describe el modo en que se desarrollan las acciones y actividades de una empresa. En base a la definición de cadena, es posible hallar en ella diferentes eslabones que intervienen en un proceso económico: se inicia con la materia prima y llega hasta la distribución del producto terminado.

[ definicion.de ]

Lo podemos ver en el ejemplo de Open Data: se abren los datos para los infomediarios, estos crearán aplicaciones que le proporcionarán valor y la ciudadanía será la consumidora.

Conclusión: Podemos ver como todo lo estudiado hasta ahora se ha implantado en la universidad de alicante, además es un claro ejemplo de lo que las TI pueden aportar a la estrategia del negocio y de que el CIO es una persona muy importante en este plan estratégico. Sobre la estrategia de servicio también se ha hablado en la presentación viendo como han querido hacer su propia nube privada y no depender de terceros.

Práctica 6 – Propuesta de proyecto

En la última se planteó como trabajo que propongamos un proyecto TI que permita abordar alguna problemática concreta relacionada con aquellos aspectos de la universidad con los que estemos en desacuerdo, que creamos que no están siendo bien resueltos o consideremos que se puedan mejorar.

Para definir el problema he preguntado a compañeros de otras especialidades para ver que problemas encontraban, en cuanto a Sistemas de Información (Rama 4):

  • Creación de grupos por los alumnos: Ya que me dijeron que esta funcionalidad del campus es bastante interesante (yo nunca la he utilizado) pero solo el profesor puede crearlos.
  • Descarga de moodle y campus juntos (o al menos añadir notificaciones de moodle): Se quejan de lo engorroso que es tener que entrar a cada asignatura que funcione por moodle para poder ver si hay nuevos materiales. O que el profesor tenga que publicar anuncios sobre la subida de materiales. Por eso piden que se unifique la subida de materiales o se pongan avisos como cuando se sube un material al campus.
  • Publicación de notas centralizadaHay asignaturas que se publican en la web del DLSI, otras por Moodle, otras en el Campus en Controles, otras en Pruebas Objetivas… Al igual que en el punto anterior se pide la centralización de estas publicaciones. Además sería interesante que la App móvil produjese un aviso tipo Line, WhatsApp… que dejase una notificación en la barra de tareas.
  • API pública del campus: Otros alumnos se han quejado de que no hay un API pública para crear Apps móviles para el campus virtual. Además de poder colaborar con la mejora del campus.

Tras estudiar estas ideas también recordé el día que se propuso en clase algún sistema para avisar de la falta de algún profesor. Así que como ahora el sistema de anuncios funciona según la importancia del anuncio, sería interesante que estos se catalogasen como la mayor importancia y produjesen una notificación en la aplicación móvil. De esta manera habría una posibilidad mayor de que los alumnos recibiesen la información.

Por otro lado, alumnos de Computación (Rama 3), no me propusieron nada, pero la situación por la que estaban pasando sí me dio una idea: el problema es que muchas de las prácticas las tenían comprimidas en una sola semana, mientras que otras semanas las tenían totalmente relajadas (está claro que el problema también es de ellos que podrían gestionar mejor su tiempo pero seamos realistas, somos informáticos de 23:59). Esto se produce porque la comunicación entre departamentos parece que no es buena o no se produce porque este problema se ha repetido una y otra vez durante toda la carrera con prácticas, controles, exposiciones… es por esto que me parece el problema que tendría un mayor impacto entre todas las propuestas y por eso lo he escogido.

Introducción y motivación

Como he explicado anteriormente, compañeros han mostrado su descontento por la cantidad de trabajo comprimida en un corto intervalo de tiempo. Creando agobio y entregas/exámenes sin la preparación suficiente por falta de tiempo.

Descripción del problema

Aparentemente la causa de estos periodos de tiempo con mucha carga de trabajo es la falta de comunicación entre profesores de distintos departamentos (o incluso el mismo). Y también de los alumnos que no explican la situación o profesores que aunque argumentando los problemas que ocasiona ese solape de actividades deciden no modificar los plazos de entrega.

Describir el estado objetivo

Con este proyecto se pretende evitar este tipo de situaciones, no tener que discutir con ningún profesor estos problemas, que los docentes no tengan que realizar reuniones para planificar las entregas con otros profesores, evitar que se ocasionen estos solapes entre entregas/controles de las distintas asignaturas de forma automática.

Describir la propuesta: describir la solución que se considera aplicable y plausible para llegar desde la situación actual hasta la situación deseada

La idea es utilizar el calendario del campus virtual que es el que utiliza toda la comunidad universitaria para que esta mejora llegue al máximo número de personas.

Dentro del campus virtual deberá aparecer para el PDI una nueva herramienta que permita añadir actividades de evaluación que afecten a la nota final que consistan en controles, entregas, presentaciones, etc. De estas actividades se deberá especificar la fecha de entrega (que aparecerá en el calendario para los alumnos), la fecha de inicio de la actividad (desde cuando tiene el alumno todo el material/conocimiento necesario para realizar la actividad) y las horas estimadas que se deberán dedicar para realizar la actividad completa.

Una vez que se tengan todos estos datos, el sistema deberá comprobar que no se solapa con ninguna otra actividad (el día de la entrega difiere en un par de días), que las horas asignadas no exceden del número de horas semanales de trabajo en casa asignados a esa asignatura según su número de créditos y que además la carga de trabajo de los alumnos contando otras asignaturas no es excesiva.

Para saber las asignaturas con las que se debe contar para esta comparación, se deberán obtener las asignaturas de las cuales están matriculados los alumnos de la asignatura (además creo que para el profesorado sería interesante conocer el número de alumnos que están matriculados en otras asignaturas, para saber que alumnos están mas desahogados y cuales mas atareados).

Después de obtener toda la información el sistema podrá determinar si la fecha es apta para la actividad y si por el contrario hay algún problema notificarlo al docente.

Ahora aquí hay diferentes opciones, que el sistema sea estricto y que directamente no permita añadir esa tarea o que muestre el aviso y sea el docente el que decida ignorarlo o no. En caso de la segunda opción sería interesante que los alumnos recibiesen un aviso de esta situación para que intenten razonar con el profesor.

Por último, como posible mejora, añadiría que los alumnos valorasen si la estimación de horas establecida para una actividad es correcta o no, esto ayudaría a los profesores a hacer mejores planificaciones para cursos siguientes.

Partes involucradas y Beneficios

Por una parte, el docente tendrá trabajo extra ya que tendrá que dar de alta las actividades en el sistema, pero por otra parte, se beneficiará del feedback de los alumnos en cuanto a las horas que han necesitado para realizar las tareas y eliminará reuniones de planificación (que desconozco si se producen)

Por otro lado, los alumnos deberán realizar este feedback para cada entrega, lo que implica contabilizar las horas de trabajo, pero pienso que es una buena costumbre que deberíamos adquirir, así que realmente saldríamos beneficiados. Además el mayor beneficio será la mejora en la distribución de entregas en el tiempo eliminando semanas de agobio.

Alineación

Mejorar la situación en cuanto a la distribución de actividades en el curso, lo que posiblemente derivará en una mejora de la calidad de las entregas al tener el tiempo suficiente para prepararlas mejorando así el nivel de los alumnos y además la mejora de la planificación de las asignaturas.

Recursos y gastos

El servicio de informática de la universidad (que creo que es encargado del mantenimiento del campus), según la cantidad de proyectos que tenga actualmente se deberá sopesar si hay personal suficiente para realizar la tarea.

Como no se realmente lo “monstruoso” que es el campus, ni si se puede reutilizar el módulo que se encargue de publicar las fechas de los exámenes en el calendario no puedo estimar realmente los recursos y gastos necesarios.

Pienso que sería suficiente con un becario de colaboración, beca entregada por el MEC que dota al alumno de 2000€ por 8 meses de trabajo y 15 horas semanales, lo que sería un total de 480h (60h mensuales) y viendo el interés de algunos alumnos de colaborar en la plataforma puede que incluso fuese gratuita si se llegase a liberar el código y proporcionar una API.

Riesgos

En cuanto a los recursos y gastos, probablemente que no estén bien estimados por la falta de información.

Y en cuanto al éxito del módulo, depende de alumnos y profesores realizar un buen uso de ello, ya que el campus ofrece muchas herramientas que nunca he llegado a utilizar y puede que esta también caiga en el olvido.

Plan de implantación

Como he dicho esta funcionalidad creo que podría llegarse a poner en funcionamiento con 8 meses de trabajo por parte de un becario (puede que incluso parezca excesivo pero habrá que formarle, enseñarle todo el funcionamiento del campus, aplicar seguridad, gestionar los usuarios que pueden ver que cosas… etc.)

  • El primer hito debería ser el proporcionar una interfaz para añadir tareas al calendario que no realice ninguna comprobación. Teniendo en cuenta que profesores que pueden añadir tareas a cada asignatura, que solo los alumnos matriculados reciban esa información… (intentar reutilizar el módulo que publique información sobre exámenes finales)
  • Después se debería intentar proporcionar al profesor la información sobre entregas de otras asignaturas en las cuales los alumnos están matriculados (la comprobación de la carga de trabajo ahora sería manual por parte del profesor)
  • El siguiente paso sería intentar automatizar esa tarea (esta será la parte mas complicada del proyecto por la cantidad de variables a tener en cuenta)
  • Y por último en cuanto a la implantación, añadir la funcionalidad que permite a los alumnos hacer el feedback en cuanto horas de trabajo asignadas y que esta información se muestre de forma ordenada para el docente.

Una vez implantada se debería valorar su utilidad tanto por parte del alumnado como de los profesores (realizar algún tipo de encuesta) y permitir a toda la comunidad proponer cambios para mejorar la herramienta así como el reporte de bugs (mejora continua).

Sesiones 9 y 10 – Sin docencia

Durante estas semanas debido a la huelga del 27M (sesión 9) y enfermedad del profesor (sesión 10) no hemos tenido clase.

He aprovechado para ponerme al día con el portafolio (ya que lo que más me cuesta es el resumen de las clases) y preguntar a mis compañeros, familiares, amigos… sobre problemas en la universidad que se puedan solucionar con la TI.

Sesión 8 – Implantación de COBIT (Parte 2)

Clase de Prácticas:

Cuando he llegado a clase se estaba debatiendo el tema de ver la TI como gasto en la organización. Por ejemplo, se rompe una máquina y no llaman a los técnicos oficiales, dicen que vale muy caro, llaman a fulanito que es más barato pero entonces la máquina está mas tiempo parada -> Máquina parada = perdida de dinero. Esto sin contar que los técnicos oficiales tienen conocimientos específicos sobre esa máquina y las herramientas que más se ajustan a ella; seguramente la máquina quede en mejores condiciones.

Después hemos pasado a comentar la práctica 5 donde la conclusión ha sido la importancia de establecer unos objetivos claros, realizar una buena planificación y asignación de roles y como siempre: MONITORIZAR.

Sobre el punto 2 “apelar a la normativa” se han dado ejemplos concretos: ahora está la obligación de mostrar un aviso en las páginas web donde se utilicen cookies, pues muchos de los directivos no lo realizan por no cambiar la web. Pero no solo en estos casos, sinó también en mejoras que podrían aportar calidad de la experiencia al usuario, por ello se debe argumentar que merece la pena realizar esos cambios. Otro ejemplo es que por no “marearse” con la LOPD no se almacene el correo electrónico del usuario, entonces pierdes la oportunidad de mandar newsleters o contactar con ellos.

Otro ejemplo que se ha comentado, esta vez sobre “Posponer las tareas“, ha sido la empresa Mercadona, que controla al milímetro todos los procesos de la empresa y especifica como realizar cada una de sus tareas, dando lugar a la “metodología Mercadona” que surgió estudiando los supermercados con los que más beneficios obtenía. Antes dependía de los buenos trabajadores pero ahora depende de la calidad del método.

En cuanto a la “implicación de terceros en el proyecto” se ha hablado de la administración pública y la externalización de la recogida de basuras y de Inditex y lo estrictos que son: designan tareas a empresas amigas, les dan toda la información posible, les especifican un tiempo y además si no saben como cumplirlo ellos mismos les enseñan como producir mejor… pero si terminan en el tiempo cobran y sino no cobras. Una vez que falles con ellos has perdido tu oportunidad.

La reflexión final ha sido que los cambios más comunes son los cambios por innovación tecnológica, por ello debemos estar preparados para esta resistencia al cambio.

Clase de Teoría:

En la clase teórica se ha seguido tratando el tema de la implantación de COBIT con la analogía de “plantar tomates”. En primer lugar hemos finalizado el punto 3 “que los bichos no se coman tus tomates: eventos desencadenantes”:

  • Fusiones, adquisiciones o desinversiones
  • Movimientos de mercado, economía o competencia.
  • Cambio de modelo de negocio: un ejemplo de ello es Google, que empezó siendo un buscador y ahora se ha expandido siendo mucho más. Además ha conseguido que las webs se hagan a medida para el buscador para conseguir ser mejor indexadas.
  • Nuevos requerimientos regulatorios o leyes: dónde hemos vuelto a hablar del caso del aviso de las cookies.
  • Cambios tecnológicos significativos o paradigma.
  • Proyecto de cambio coorporativo.
  • Nuevo CEO, CFO, CIO.
  • Auditoria externa o revisiones de consultores.
  • Nueva estrategia o prioridad del negocio.

El siguiente punto ha sido “Riega tus tomates para que crezcan”, en este punto se vuelve a reflexionar sobre la importancia de conocer los aspectos humanos para facilitar cualquier cambio. Lo más importante es analizar las costumbres de la gente y adaptarse a ellos, no pensar en adoptar a las personas a nosotros. Como hemos visto en la práctica de esta semana este es un punto crítico que puede definir el éxito o el fracaso de un proyecto.

Una palabra que ha salido durante este punto ha sido “proactivo“, característica bastante demandada por las empresas: buscan gente que sepa ver las cosas antes de que pasen y busquen soluciones antes de que lleguen los problemas. Pues esto se puede aplicar a este punto y así saber identificar a las partes interesadas que pueden ocasionar problemas y preparar estrategias para que no ocurran. Dónde lo mejor es involucrar a todas las partes, buscar sus motivaciones y que todos sientan que forman parte para que no se opongan al cambio y conseguir una mejora sostenible.

Y por último el punto quinto “dejar a la naturaleza actuar” en el cual podemos ver el proceso de implantación como un ciclo de vida:

Ciclo de vida COBIT

Esta visión organizacional es la que debemos tener, ya que debemos estar en constante cambio. Una vez analizados todos los puntos anteriores y tener especial cuidado con los miembros implicados y sus motivaciones, como hemos visto en la práctica de esta semana, sólo nos queda realizar las preguntas adecuadas, definir bien los objetivos y saber llevarlos a cabo.

La reflexión final ha sido sobre el miedo al fracaso: el fracaso no es malo si se aprende del error. Lo que me ha recordado a un artículo que discutimos durante otra asignatura de esta especialidad: “Se busca emprendedor fracasado (Manuel Ángel Méndez)” donde se destaca la importancia de haber intentado realizar algún proyecto, aunque se haya fracasado todo lo que se ha aprendido por el camino aporta muchísimas experiencias a la persona, lo que la convierte en un recurso valioso.

Para finalizar la clase hemos hablado de ValIT que estudia como crear un caso de negocio (estudio de una opción que nos puede dar ventajas en la empresa), viendo el ejemplo de la cartera de proyectos de la UA que ordena los proyectos dándoles más importancia por los beneficios que aporta y especifica a la gente implicada buscando proyectos cuya estrategia esté alineada con la empresa.

Esto ha dado lugar a la práctica que debemos realizar durante las siguientes semanas: Plantear un proyecto/idea que utilizando TI mejore la calidad docente, midiendo cuanto afecta al alumnado y al profesorado teniendo en cuenta dilemas como por ejemplo:
- Medir la calidad de los materiales: los alumnos puntúan, pero ¿puede valorar lo mismo un alumno que asiste que otro que no asiste?

Sesión 7 – Implantación de COBIT

Clase de Prácticas:

No pude asistir a esta clase de prácticas. Pero mi compañero Daniel me hizo un resumen de lo que se trató en esta sesión:

Se habló de la calidad de la experiencia, y de como puede ser un factor de éxito en una organización. Un ejemplo de ello es IBM vs Apple ya que IBM se caracteriza por ofrecer productos con gran fiabilidad pero sin embargo ofreciendo una pésima calidad de la experiencia. El contra ejemplo sería Apple que ante todo prima la calidad de la experiencia que es lo que la mayoría de los consumidores prefiere.

También se debatió sobre el consumismo de la tecnología en la sociedad ya que hoy en día es rarísimo ver a alguien que no tenga un smartphone, una súper cámara, un reproductor de música, televisiones gigantes… Cuando realmente no son tan necesarias en nuestro día a día, incluso para algunas personas son totalmente innecesarias, pero aún así se siguen comprando. Esto es una muestra del desconocimiento de la tecnología por parte de la sociedad y aplicado a la empresa: hay que invertir en los recursos necesarios para proporcionar un buen servicio que permita a los trabajadores desarrollar bien su trabajo pero no perder dinero por obtener lo último cuando realmente no se va a utilizar.

Por último también se llevó a cabo la corrección de la práctica 4, reflexionando sobre todo en la tercera frase:

“No se puede obligar a todos a cumplir, ni se puede depender únicamente de la buena voluntad y de incentivos y solo esperar a que la gente haga el trabajo. Hay que tener un poco de ambas cosas porque una u otra por sí sola no van a funcionar”

 “El bueno, el feo y el malo“:

  1. El bueno es el que responde ante las nuevas responsabilidades y realiza su trabajo correctamente.
  2. El feo es aquel que no lo hace del todo bien pero que con un poco de esfuerzo e incentivos podría llegar a ser un “bueno”.
  3. El malo es el que es imposible de transformar en bueno, sino que se convertirá en nuestro mayor enemigo.

Hay que tener cuidado con este último porque puede boicotear los proyectos que se vayan a llevar a cabo y desmotivar a todo el equipo haciendo que “buenos” o “feos” también se unan a él/ella.

Clase de Teoría:

En esta clase hemos comenzado a aplicar los contenidos teóricos estudiados. Durante dos sesiones estudiaremos como implantar COBIT en la organización haciendo una analogía sobre como plantar tomates estudiando los factores más importantes.

Antes de comenzar el profesor nos ha animado a reflexionar sobre si sería posible aplicar la metodología docente de esta asignatura a otras asignaturas de la carrera. La respuesta más repetida ha sido que es muy difícil, además de por las asignaturas, que son más prácticas, también por los profesores. A lo largo del cuatrimestre se ha ido viendo el rencor que han generado (a veces llegando a debates infinitos en clase), pero a mis compañeros no les falta razón, la verdad es que cuando estudié un ciclo formativo de grado superior antes de entrar a la carrera el ambiente era muy diferente: los profesores eran más cercanos, te animaban a mejorar, a tener iniciativas, a que siguieses estudiando, se notaba que se preparaban mas las clases y que les importaba que realmente aprendieses. En muchas asignaturas se echa en falta eso, hay veces que parece que para el docente sea una carga dar clases, se nota que no es lo que les gusta, que van a la clase porque les obligan al ser PDI pero lo que realmente les gusta es la investigación.

En mi opinión hay ciertas asignaturas en las que esta metodología me parece muy difícil, en concreto las que son más prácticas y también cuando los grupos son muy grandes, pero también es cierto que si los docentes realmente tuviesen ánimo de mejorar se podrían adaptar ideas de distintas metodologías para aplicarse a su asignatura. Para ello, como el profesor de esta asignatura nos ha recomendado varias veces, es importante que los alumnos también propongamos iniciativas y lo que también considero muy importante, que no solo nos centremos en lo malo, también comuniquemos a los profesores cuando pensemos que se están haciendo las cosas bien.

Pues estos conceptos, son aplicables a todo tipo de organizaciones, y es precisamente lo que nos pretende transmitir COBIT. En concreto en esta clase nos centramos más en las personas, en los factores clave para una buena implantación de COBIT en la organización: factores críticos, como tratar con las personas, la importancia del compromiso por parte de todos los miembros…

  • Estudiar el lugar donde plantamos tomates.

En este punto entran factores como la ética, cultura, leyes, política, visión, plan de negocio, estilo de gestión, riesgo, capacidades y recursos…

    • ¿Cuáles son los factores críticos?
      • La alta dirección: Si no tenemos el apoyo de la alta dirección estamos perdidos, ya que si ellos no nos aprueban las iniciativas ni nos proporcionan recursos no podremos realizar ninguna de nuestras propuestas. Además estas iniciativas también deben salir de la directiva, deben tener ganas de mejorar mostrando compromiso y apoyo.
      • Todas las partes deben apoyar GGTI, entender el negocio y metas TI: Ya hemos hablado de la importancia de la alta dirección en este punto, pero son importantes todos los miembros de la organización para que la implantación tenga éxito (en la práctica de esta semana se ha comentado la importancia del apoyo de todos los miembros de la organización, porqué un solo trabajador puede echar abajo los proyectos)
      • Comunicación efectiva y habilitación de cambios: Recordemos COBIT y el ciclo de monitorización de niveles superiores a inferiores y viceversa. Es muy importante una buena comunicación para poder avanzar y mejorar.
      • Adaptar COBIT (y otras normas) a la empresa: Como se ha comentado varias veces, estas normas son algo generales ya que pretenden ser válidas para todo tipo de empresas. Por ello hay que adoptar y adaptar los principios de COBIT aplicando esas buenas prácticas al contexto de nuestra organización.
      • Focalizar a beneficios inmediatos y priorizar las mejoras más sencillas: Este punto lo considero muy importante, sobre todo en nuestro trabajo. Este problema lo he vivido en mi experiencia laboral debido a que la dirección de la empresa consideraba que el departamento TI no rendía, esto era porque se estaban centrando en terminar unos programas que tenían pendientes y con muchas funcionalidades mientras que habían dejado de lado otras tareas. Realmente estaban trabajando muchísimo pero “de cara a la galería” no lo parece.
  • Preparar el lugar para plantar tomates (crear el entorno apropiado en la empresa)
    • En resumen es tener en cuenta los factores críticos anteriores y conseguir solventarlos todos. “Concienciar, crear consenso y compromiso”. Para eso debemos saber convencer a los miembros de la organización de que el cambio aportará mejoras.
    • Para llevar a cabo esta implantación serán necesarios nuevos recursos tecnológicos y humanos. Sobre estos últimos se deben asignar roles y responsabilidades (nuevamente tener en cuenta lo comentado en la práctica de esta semana) además de definir estructuras y procesos para supervisar y orientar.
  • Que los bichos no se coman tus tomates (Reconocer puntos débiles y eventos desencadenantes)
    • Identificar situaciones prácticas y cotidianas que necesiten mejoras: si nos focalizamos en los elementos más indispensables de la empresa esto creará sensación de urgencia y además aportará los beneficios que comentamos en el punto 1 “Focalizar a beneficios inmediatos y priorizar las mejoras más sencillas”, estos dos puntos son las cosas que más valorarán los miembros de la organización y nos aportará credibilidad y mayor aceptación de próximas propuestas.
    • Incidentes TI: perdidas datos, fallos, etc.: Ante esto la directiva será muy sensible, ya que la información es poder, y son conscientes de la gravedad de la pérdida de los datos.
    • Problemas externalización servicios: hay que informar de cuando los problemas no son del departamento TI, sino de terceros. Un ejemplo de esto puede ser el servidor de correo, si el servidor no está en la empresa y se utiliza por ejemplo Gmail hay que dejar claro a los miembros de la organización de que el fallo no es culpa de nuestro departamento.
    • No poder cumplir con regulación o contratos
    • Incapacidad innovación o agilidad negocio: Este punto está muy en relación con lo comentado anteriormente, debemos tener el apoyo de la directiva sino estaremos yendo a contracorriente.
    • Gastos TI ocultos o malintencionados: un ejemplo de ello son los mecanismos de control que están haciendo en la Universidad, se deben justificar todos los gastos en TI.
    • Frustración por iniciativas fallidas, Bajo rendimiento o calidad de servicio, Duplicación/Superposición iniciativas, cancelaciones prematuras de proyectos: podríamos perder credibilidad y aceptación además de tener un equipo insatisfecho. Si ocurren este tipo de eventos es probable que el proyecto fracase.

Práctica 5 – Resistencia al cambio

Esta práctica consiste en la lectura y reflexión sobre los siguientes artículos:

La Resistencia al Cambio. Causas, Antídotos y Modelos de Gestión del Cambio.

“A pesar de esa imperiosa necesidad, la reorganización es temida normalmente porque significa una alteración del status quo, dando lugar a un diferimiento en su aplicación, con la consecuente pérdida de efectividad e incremento en los costes.”

Hoy en día la tecnología cambia constantemente y como hemos visto a lo largo del curso la TI es un recurso que puede hacer depender el éxito de una organización. Un buen gobierno y gestión de la TI aportará ventajas sobre la competencia.

Es por esto que las organizaciones deben adaptarse a estos cambios constantes de TI si quieren sobrevivir; aunque esto implica inversión tanto de recursos humanos como económicos además de tiempo para implantar los cambios y el coste que supone que los miembros de la organización se adapten a éstos.

Este último punto puede ser de especial riesgo, debido a que los integrantes de la organización pueden poner objeciones a los cambios y/o no cooperar, esto es lo que se denomina “resistencia al cambio“.

¿Por qué se produce?

  • Miedo a lo desconocido.
  • Falta de información – Desinformación

“La sustitución de lo conocido por la ambigüedad o la incertidumbre”. Es evidente que una persona desinformada no quiera cambiar su modo de trabajo por uno que no comprende, esto se puede paliar con una buena comunicación, y esto depende de una buena dirección que sepa proporcionar la información necesaria para un buen entendimiento del cambio.

  • Factores históricos.

Esto hace referencia a las experiencias pasadas de los empleados.

  • Amenazas al estatus y al status quo.

Estos cambios pueden afectar a la metodología de trabajo, herramientas, disposición de la oficina, distribución de funciones… todos estos cambios que se hacen con la intención de mejorar los procesos de la empresa puede que algún empleado los vea como una amenaza a su bienestar, provocando la resistencia al cambio. Esto se incrementará mas aún si afecta a su status quo.

  • Amenazas a los expertos o al poder.

Al igual que el status quo, también puede afectar al poder adquirido de forma informal en la empresa. Creando un conflicto entre los que dominan la organización formal y el poder informal.

  • Amenazas al pago y otros beneficios.
  • Clima de baja confianza organizativa.

Si el clima es negativo será mas difícil hacer cualquier tipo de modificación.

  • Reducción en la interacción social.
  • Miedo al fracaso y resistencia a experimentar.

Puede que el personal tema no estar a la altura de las circunstancias y se agrava cuanto mayor sea su posición en la organización. Aunque debe tenerse en cuenta que las personas que mas se juegan en estos cambios son los directivos, por ello pueden tratar de evitar el riesgo.

  • Poca flexibilidad organizativa.
  • Aumento de las responsabilidades laborales.
  • Disminución en las responsabilidades laborales.
  • Temor a no poder aprender las nuevas destrezas requeridas.

Una vez que hemos comprendido las causas y podemos empatizar con los miembros de la organización que muestren esta resistencia: ¿Cómo evitarla? también depende del momento en el que se muestre, puede ser durante el proceso de diseño del cambio, el proceso de decisión del nuevo sistema organizativo o durante la implementación.

“Las dos medidas que permiten superar el cambio son: hacer un diagnóstico profundo sobre los actores que se resisten al cambio y los motivos que les inducen a ello e, impulsar el cambio de forma transparente, informando e implicando a los distintos sectores de la organización.”

Así que primero deberemos identificar las causas que motivan las reacciones negativas ante el cambio, no únicamente el tipo de resistencia, sino la causa, para eliminarla de raíz. Esto nos permitirá mejorar la organización ya que como hemos visto muchas causas no dependen únicamente de un único miembro, puede ser por la estructura organizacional o malos canales de comunicación.

Para combatir a las personas que se muestran reticentes debido a las amenazas al status y al status quo se debe guardar un “as en la manga” para poder negociar con ellos, los “perdedores” ante el cambio, ya que sino se les muestra ningún tipo de beneficio en cuanto a sus condiciones de trabajo (reducir la rutina, cursos de reciclaje, nuevas vías de promoción…) seguramente irán en contra.

Por otro lado otra causa a combatir es la desinformación, para ello deberemos elevar los niveles de transparencia e implicar a los empleados en el proceso ya que al participar activamente en las decisiones se logrará una mayor aceptación.

Después de analizar las causas y las maneras de combatirlas el artículo continúa con “El modelo de los ocho factores” que unidos permitirán implementar el cambio con éxito:

  • Necesidad sentida: Cuando existe tensión en la organización es palpable que algo funciona mal, por esto los miembros pueden sentir que hay necesidad de cambios. Si no es así, hay que informar debidamente del porqué.
  • Apoyo visible de la alta dirección: Deben mostrarse entusiastas y optimistas, esta actitud se contagiará a los demás miembros de la organización.
  • Clarificación gradual: “¿Qué significa esto para mí? ¿Me irá mejor?”… y mil preguntas más, por esto para no crear la desconfianza los directivos deben proporcionar información para clarificar todas las dudas pero de forma gradual: en un inicio información general y después las características específicas.
  • Instrumentación y apoyo: ayudar a los empleados a adaptarse al cambio en cuanto a nuevas habilidades y capacidades. Proporcionando tiempo para aprender y amoldarse.
  • Modificación de los subsistemas componentes: las organizaciones tienden al equilibrio, pese a que los cambios sean para mejorar puede que se aferren a los sistemas actuales aunque no sean adecuados. Por ello es más probable que los cambios se efectúen si afectan a la estructura y a la tecnología, ya que cambios pequeños serán descartados, y si son mas grandes y afectan a varias áreas es más probable que se vea su necesidad y efectividad.
  • Aumento de la autoestima: La resistencia al cambio será menor si se aumenta la autoestima de los empleados.
  • Participación: Como ya hemos comentado, el empleado no ofrecerá resistencia ante decisiones de las que ha formado parte.
  • Presentación de los beneficios del intercambio: Ya se ha comentado el “as en la manga” que debemos tener para aquellos empleados que vayan a tener alguna pérdida debido al cambio. Pero hay que tener cuidado al abrir la posibilidad al chantaje.

Para resumir lo anterior, se nos presenta “la pirámide de resistencia” que indica que la satisfacción de un nivel reduce la resistencia del siguiente:

La pirámide de Resistencia

 

Esto quiere decir que lo primero que se necesita es conocimiento para poder afrontar el cambio (como hemos ido comentando a lo largo del resumen del artículo), una vez que se han respondido todas nuestras preguntas llegamos al segundo nivel de la pirámide ¿estaré a la altura de estos cambios? para solucionar esto ya hemos dicho que se debe mostrar apoyo y formación a los empleados y así dotarles de las capacidades necesarias y por último está la voluntad de la persona.

En definitiva, cuanto mayor conocimiento, formación y apoyo menores serán las inseguridades de los miembros de la organización y aceptarán mejor el cambio. La directiva debe mostrarse positiva y empatica para asegurar el éxito.

Por último, me quedo con una de los párrafos de la conclusión que no podría ser mas acertado:

Pretender realizar los cambios a nivel tecnológico, sin antes comprender la naturaleza humana y su fuerte resistencia a conservar el status quo, no sólo traerá como consecuencia el fracaso, sino además poner en peligro la competitividad y la continuidad misma de la organización como tal.

La resistencia viscosa. 8 formas de oponerse silenciosamente a los cambios.

Tras la conclusión del artículo anterior, este sigue en su linea, debemos comprender la naturaleza humana. Este artículo trata sobre identificar a aquellos que oponen resistencia al cambio, pero de una manera “viscosa“:

Consiste en no oponerse frontalmente a nada pero generar tal viscosidad alrededor de los que intentan llevar adelante el proyecto que éstos acaban agotados del esfuerzo, como si tuvieran que nadar en una piscina de mermelada.

Dicho así la “piscina de mermelada” parece una broma, pero si esto realmente ocurre es una táctica muy inteligente ya que estas acciones se realizan “en la sombra”, y son difíciles de detectar:

  • Implicar en el proyecto a unidades no interesadas en él: si el “artesano de la mermelada” consigue incluir a unidades no interesadas, esto no hará más que retrasar el proyecto y quemar a los participantes.
  • Apelar a la normativa: lo que intentan con esto es poner trabas al proyecto, buscar cualquier norma/ley e intentar convencer a los demás de que será muy costoso.
  • Llevar el tema al departamento jurídico: muy parecido al anterior, esto obligará a realizar muchos trámites burocráticos.
  • Parálisis por análisis: proponer varias alternativas razonables para que se pierda tiempo analizando cada una de ellas y realizando la correspondiente documentación.
  • Posponer las tareas: esperar al último momento, retrasar tareas que no tengan fecha límite… en definitiva retrasar el proyecto y dar la sensación de que no avance.
  • Generar tareas secundarias que se encargan a terceros: el saboteador intenta involucrar a terceros que no realicen bien las tareas para que el proyecto salga mal.
  • Iniciativas espontáneas: aportar ideas a mitad de proyecto y así distraer al personal, si estas tareas se empiezan a llevar a cabo dará la sensación de que nunca se cierra nada, y llevará a desmotivación.
  • Guerra de competencias: problemas entre dos o mas jefes que intentarán fastidiarse el uno al otro. Si alguno de ellos, o peor aún los dos, están implicados será muy difícil sacar el proyecto adelante porque lo utilizarán como campo de batalla.

En cuanto a este último artículo se nos propone la siguiente reflexión “argumento para cada método de oposición del segundo artículo un plan, estrategia, mecanismo u ocurrencia para superarlo”:

  • Implicar en el proyecto a unidades no interesadas en él:  Haciéndoles ver que si tienen importancia en el proyecto. Que sientan que pueden aportar algo y se sientan valiosos para que cambie su actitud con respecto al proyecto.

    Y si realmente no la tienen y por ello tienen esa actitud, excluirles del proyecto. Para tomar esta decisión deberemos monitorizar los aportes de las unidades interesadas, establecer bien los roles y así darse cuenta de que unidades deberían estar y cuales no.

  • Apelar a la normativa: Realizar informes sobre los beneficios que ofrece y convencer a los demás de que merece la pena el esfuerzo.
  • Llevar el tema al departamento jurídico: Esta orden debe venir de arriba, de los directores ejecutivos, por tanto no hay mucho que hacer.
  • Parálisis por análisis: Líder fuerte que sepa valorar de antemano las alternativas y sea capaz de centrar al equipo, saber decir que no ante esas alternativas usando como pretexto recursos limitados, tiempo.. y si se aceptan estas alternativas: ¿Qué documentación necesito? ¿hasta que nivel? para intentar no perder mucho tiempo.
  • Posponer las tareas: Poner fechas limite a todas las tareas. Hacer una planificación.
  • Generar tareas secundarias que se encargan a terceros:  Que la implicación de terceros en el proyecto tenga que pasar por una reunión y no se pueda implicar a cualquier persona, que se aporten buenas referencias. En el caso de que se acepte, especificar muy bien lo que tiene que hacerse, cómo, el tiempo… y monitorizar bien su rendimiento para saber si se debe seguir externalizando servicios en esa organización o dejar de hacerlo.
  • Iniciativas espontáneas: Centrar a todas las personas en la iniciativa inicial, echar a bajo sus ideas para que pierda el interés de los demás cuando vuelva a hacerlo.
  • Guerra de competencias: Unir fuerzas. Aliarse con algún otro jefe, de cuanto mas alto nivel mejor, así si no podemos acabar con esa guerra, que lo intente tu aliado de alto nivel.

Conclusión: Como ya hemos ido comentando un buen CIO debe conocer muy bien a las personas, saber dirigirlas, empatizar con ellas e identificar riesgos en cuanto a los recursos humanos. No nos vale únicamente con conocer la tecnología, hay que saber tratar con los demás miembros de la organización o los proyectos no saldrán adelante.

Estas últimas clases han ido enfatizando esta idea, y la verdad pienso que es algo que falta en esta carrera, el saber tratar con las personas. No solo un buen directivo debe saberlo, sino cualquiera: Se nos pide que trabajemos en grupo pero no se nos enseña como hacerlo, las únicas asignaturas que han tratado sobre esto a lo largo de mi educación han sido: filosofía y ética en secundaria y bachillerato y relaciones en el entorno laboral en formación profesional. Es cierto que desconozco si se han ofertado cursos en la Universidad, pero de ser así tampoco han tenido mucha difusión.

Por tanto, pienso que estos temas que tratan sobre el comportamiento humano son muy acertados en esta asignatura y además en la carrera, creo que mis compañeros de las otras especialidades deberían tener alguna asignatura que tratase estos temas o una asignatura obligatoria en el grado.